Hệ thống ERP là gì?

Để hiểu ERP là gì thì chúng ta cần biết về quá trình ra đời và phát triển của phần mềm này. ERP khởi nguồn phát triển từ phần mềm lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu (Materials requirements planning-MRP), được tạo ra vào những năm 60 dành cho các công ty lớn cần quản lý các hoạt động sản xuất phức tạp. MRP được sử dụng chủ yếu để xác định, phân bổ và theo dõi “nguồn lực” như nguyên liệu thô, linh kiện, thành phần và lao động. Khi công nghệ trở nên dễ tiếp cận hơn, các nhà cung cấp phần mềm đã thêm tính năng cho bộ phận Back Office (kế toán và nhân sự) và Office (bán hàng và CRM ).

Sự phát triển của ERP có thể theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như từ sản phẩm gốc hoặc các công ty phần mềm có các sản phẩm khác nhau được sát nhật và mua lại. Kết quả thường là sự kết hợp của nhiều sản phẩm đã được tích hợp, được bán theo gói hoặc riêng lẻ.

• Các nhà cung cấp phần mềm hoàn toàn có thể nâng cấp nó từ các sản phẩm gốc bằng cách mở rộng, cải tiến, thêm tính năng cho sản phẩm của họ. Một số nhà cung cấp họ chỉ tập trung phát triển một sản phẩm nhưng có nhiều nhà cung cấp khác họ tạo ra nhiều giải pháp và đôi khi là các phiên bản khác nhau trong cùng một sản phẩm để xử lí các bài toàn khác nhau của doanh nghiệp. Ví dụ, một giải pháp ERP có thể được cung cấp như một phiên bản thu nhỏ, đơn giản hơn cho các doanh nghiệp nhỏ và một phiên bản đầy đủ cho các công ty lớn.

• Mua lại là chiến lược phổ biến nhất mà các nhà cung cấp sử dụng để mở rộng sang các thị trường mới hoặc cần cung cấp các tính năng mới cho hệ sinh thái của họ. Thách thức lớn nhất khi mua phần mềm là khó tích hợp tất cả các sản phẩm vào hệ sinh thái đó. Một số nhà cung cấp cố gắng để kết hợp nhiều sản phẩm thành một hệ thống nhưng hầu hết các giải pháp ERP mua lại vẫn được bán dưới dạng các hệ thống độc lập.

• Sáp nhập là khá hiếm trong thị trường ERP và chúng thường xảy ra khi hai nhà cung cấp hợp lực để bổ sung cho sản phẩm của nhau. Điều này có thể dẫn đến một sản phẩm phức tạp, có nhiều chức năng và có các chức năng bị chồng chéo lên nhau. Tuy nhiên, quan hệ đối tác cho phép nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ chức năng bổ sung cho nhau mà không cần đầu tư vào việc phát triển nó. Khi các nhà cung cấp phần mềm hợp tác, họ cung cấp tích hợp tiêu chuẩn giữa các sản phẩm của họ, giúp các công ty sử dụng chúng với nhau dễ dàng hơn.

Điều quan trọng là người mua phải hiểu các hệ thống ERP khác nhau như thế nào để họ có thể biết được các thách thức tiềm ẩn khi triển khai hệ thống này. Chẳng hạn như:

• Việc tích hợp và hợp nhất dữ liệu giữa nhiều hệ thống hoặc mô-đun của cùng một sản phẩm ERP là điều cần thiết để tránh nhập nhiều lần, lặp lại công việc và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu. Nên tốt nhất, tất cả dữ liệu nên được trao đổi và đồng bộ hóa giữa tất cả các mô-đun hoặc sản phẩm ERP được cung cấp bởi một công ty thôi.

• Chi phí của nền tảng ERP có thể thay đổi tùy thuộc vào cách thức bán giải pháp của các nhà cung cấp. Một sản phẩm ERP cung cấp các tính năng ERP tiêu chuẩn (kế toán, hoạt động và các chức năng cần thiết cho văn phòng) có giá cả phải chăng hơn nhưng có thể đắt về lâu dài khi công ty phát triển và cần các tính năng nâng cao. Mặt khác, một gói bao gồm các tính năng tiêu chuẩn và nâng cao sẽ yêu cầu đầu tư ban đầu cao hơn nhưng có thể chi phí thấp hơn trong thời gian dài.

• Các nền tảng được sử dụng để tạo ra các sản phẩm ERP chẳng hạn như ngôn ngữ lập trình và cơ sở dữ liệu, có thể có tác động đáng kể đến hiệu suất và tính dễ sử dụng của hệ thống. Đây có thể là một thách thức lớn khi các nhà cung cấp mua các sản phẩm được xây dựng trên các nền tảng khác nhau hoặc các phiên bản khác nhau của cùng một nền tảng. Trong khi hầu hết các nhà cung cấp đều xây dựng sản phẩm của họ để tương thích với các cơ sở dữ liệu phổ biến nhất, chẳng hạn như Microsoft SQL Server và Oracle RDBMS, một số giải pháp đã được phát triển bằng cách sử dụng các cách thức khác chẳng hạn như Progress và MySQL.

• Có nhiều mô hình triển khai cho hệ thống ERP chẳng hạn như Onpremise, các công ty họ sử dụng server của riêng họ thôi hoặc mô hình Cloud hoặc được biết tới với cái tên khác là SAAS, mô hình này thì nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm lưu trữ và quản lý dữ liệu trên server của họ.

Ví dụ về hệ thống ERP

Hệ thống ERP có thể được phân loại bằng nhiều tiêu chí khác nhau chẳng hạn như nền tảng hoặc mô hình phân phối... Một số tiêu chí khác cũng có thể được sử dụng để phân biệt giữa các sản phẩm ERP, chẳng hạn như:

All in one và bộ sản phẩm đề cập đến cách các mô-đun của hệ thống được triển khai và sử dụng. All in one cung cấp tất cả các mô-đun cùng nhau và người mua có ít sự linh hoạt khi lựa chọn tính năng nào để sử dụng nghĩa là khi họ mua sản phẩm thì họ có tất cả các tính năng mà hệ thống ERP đó cung cập. Còn một bộ sản phẩm là một tổ hợp các mô-đun và đôi khi các sản phẩm là độc lập và có thể nhóm với nhau thành nhiều nhóm giải pháp, thể hiện tính đa dạng khi áp dụng vào doanh nghiệp. Doanh nghiệp được lựa chọn các bộ giải pháp họ cần và triển khai nó.

Dựa trên các loại tính năng thì ERP có thể là dạng thiết kế theo chiều ngang (được thiết kế để sử dụng trong nhiều ngành) hoặc chiều dọc (tập trung vào một hoặc một vài ngành cụ thể). ERP theo chiều ngang có thể được sử dụng bởi bất kỳ công ty nào không có yêu cầu theo ngành cụ thể, thường chỉ dành cho các hoạt động tại văn phòng và Back office. Hệ thống ERP theo chiều dọc được mô tả chi tiết hơn phía dưới.

Mã nguồn mở so với độc quyền đề cập đến mã nguồn của hệ thống và tính khả dụng của nó đối với khách hàng và đối tác. Các nhà cung cấp ERP mã nguồn mở cho phép người dùng thay đổi mã nguồn và thực hiện các sửa đổi một cách dễ dàng. Còn các nhà cung cấp ERP độc quyền chỉ cho phép các đối tác mà họ cấp quyền có chứng nhận mới có thể truy cập và sửa đổi mã nguồn của hệ thống.

Tùy thuộc vào người phát triển và quản lý hệ thống, một số nhà cung cấp ERP có toàn quyền kiểm soát sản phẩm và chỉ cho phép các đối tác tạo ứng dụng hoặc tiện ích mở rộng, trong khi các nhà cung cấp ERP khác các đại lý có thể chỉnh sửa toàn bộ các mo đun và thay đổi mã nguồn của họ.

Cách triển khai hệ thống ERP

Những điều bạn nên biết về triển khai nền tảng ERP:

Lựa chọn

Sự thành công của việc triển khai ERP phụ thuộc rất nhiều vào quá trình lựa chọn. Một công ty sẽ khó triển khai thành công một hệ thống ERP mà không đáp ứng được các nhu cầu kinh doanh cụ thể của họ. Ngay cả khi hệ thống được triển khai, nó cũng sẽ không mang lại những lợi ích đáng kể như tăng năng suất, lợi nhuận, giảm chi phí và tối ưu vận hành của công ty.

Một vấn đề lớn khi các doanh nghiệp gặp phải khi lựa chọn phần mềm ERP là họ khó có thể tìm kiếm được một hệ thống lý tưởng để giải quyết được triệt để các bài toán trong kinh doanh của họ. Do đó, họ có thể áp dụng các hệ thống ERP, phần mềm khác nhau để xử lí vấn đề này. Ví dụ như họ cần xử lí bài toán trong sản xuất và phân phối thì họ hoàn toàn có thể sử dụng 2 phần mềm chuyên biệt cho phần này và nó có thể kết nối với nhau, tạo thành các tầng trong nền tảng. Cũng có thể sẽ có các phần mềm có tính năng đáp ứng được cả hai phần này nhưng khi lựa chọn, người mua nên xem xét kĩ về các yếu tố như chi phí phần mềm, triển khai và khả năng vận hành của doanh nghiệp để quyết đinh.

Khi một công ty đã quyết định mua hệ thống ERP nào, có hai cách tiếp cận chính khi nói đến việc triển khai hệ thống:

• Big bang - Phương thức đề cập đến chiến lược thay thế hoàn toàn các hệ thống cũ bằng một giải pháp ERP mới vào một ngày được ấn định (Ngày Go-live sản phẩm). Điều này áp dụng cho tất cả các địa điểm và đơn vị kinh doanh của công ty, những đơn vị này sẽ bắt đầu sử dụng hệ thống mới cùng một lúc.
• Theo giai đoạn - Phương pháp này có nghĩa là hệ thống ERP được triển khai dần dần trong toàn công ty, theo địa điểm hoặc theo bộ phận. Ví dụ, bộ phận sản xuất và kế toán có thể là bộ phận đầu tiên sử dụng hệ thống, trong khi các bộ phận khác vẫn đang triển khai hệ thống này. Thông thường khi áp dụng phương pháp này thì trụ sở chính nên là nơi đầu tiên triển khai giải pháp ERP và các địa điểm khác được lên kế hoạch hoạt động vào một ngày sau đó sau khi trụ sở chính sử dụng được giải pháp này một cách ổn định.

Các giai đoạn triển khai ERP:

Triển khai ERP là một quá trình phức tạp không nên được xem nhẹ, ngay cả với các công ty nhỏ. Tóm lại, triển khai ERP rất giống như việc thay thế tất cả đồ đạc trong một ngôi nhà, bao gồm các thiết bị nhà bếp, bồn rửa và bồn tắm trong phòng tắm. Việc triển khai dự án ERP sẽ làm gián đoạn hoạt động kinh doanh vì nhân viên sẽ cần tìm hiểu hệ thống mới trong khi vẫn sử dụng hệ thống cũ, dữ liệu quý giá có thể bị mất khi chuyển giao giữa các hệ thống và công ty có thể cần sử dụng song song cả hai hệ thống trong một khoảng thời gian ban đầu.

• Thời gian là rất quan trọng khi lập kế hoạch cho một dự án triển khai ERP. Thời điểm tồi tệ nhất để triển khai ERP là mùa cao điểm của một công ty. Cuối năm khi cần hoàn tất tài chính cũng không phải là thời điểm tốt. Doanh nghiệp cần hiểu và biết giai đoạn nào là giai đoạn phù hợp để chuyển đổi, cần có một sự quyết tâm và không nên lùi ngày bởi việc triển khai áp dụng này cần một quá trình và nguồn lực để thực thi.

• Di chuyển dữ liệu giữa các phần mềm thường bị bỏ qua và điều này có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng trong quá trình triển khai. Di chuyển tất cả thông tin từ hệ thống cũ sang hệ thống mới là điều không dễ dàng nhưng là cần thiết. Các công ty cần lịch sử dữ liệu cho mục đích dự báo, báo cáo và đôi khi là kiểm tra lại các thông tin trong quá trình làm việc.

• Việc thiết lập hệ thống mới là một bước quan trọng khác trong quá trình triển khai ERP. Khi một công ty bắt đầu sử dụng ERP mới, tất cả các giao dịch sẽ được liên kết với các tài khoản sổ cái chung và không thể bị xóa. Đó là lý do tại sao thiết lập ban đầu của hệ thống phải được thực hiện và kiểm tra kỹ lưỡng.

• Đào tạo mất thời gian và có thể tốn kém, đó là lý do tại sao một số công ty có xu hướng dựa vào một số nhân viên hiểu hệ thống có thể đào tạo những người khác. Cách tiếp cận này có thể có lợi cho mô hình nhỏ nhưng với các mô hình lớn với nhiều nhân viên và quy trình phức tạp thì không thật sự hiệu quả. Doanh nghiệp nên kết hợp song song, giữa việc vừa sử dụng nhân sự hiểu hệ thống để hỗ trợ nhân viên sử dụng nhưng đồng thời cũng cần sự hỗ trợ, đào tạo hướng dẫn từ phía nhà cung cấp hoặc những người có chuyên môn trong lĩnh vực này.
• Việc kiểm tra hệ thống ERP có thể bị các công ty bỏ qua khi họ quá bận rộn với việc quản lý các hoạt động hàng ngày và quy trình thực hiện. Các nhà cung cấp thường cung cấp một cơ sở dữ liệu thử nghiệm để người sử dụng làm quen với hệ thống mới và xác định các vấn đề tiềm ẩn. Tốt nhất, các bài kiểm tra nên được thực hiện trên cơ sở dữ liệu có chứa dữ liệu và được cấu hình phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty.

• Ngày Go-live luôn là một thách thức, bất kể các công ty chuẩn bị cho nó như thế nào. Trọng tâm của công ty và nhà cung cấp hệ thống ERP là làm cho hệ thống hoạt động. Nhưng điều quan trọng hơn là xác định và giải quyết các vấn đề gặp phải trong quá trình sử dụng thực tế như dữ liệu không chính xác hoặc thiết lập hệ thống không đầy đủ...

• Hỗ trợ sau bán hàng cho phép các công ty thuận lợi trong giai đoạn chuyển đổi, có thể mất vài tuần hoặc vài tháng. Đôi khi các công ty bỏ qua giai đoạn này, họ thường tự quản lý, xử lý với đội ngũ triển khai của công ty nhưng đôi khi nó gây ra các vấn đề về việc áp dụng bởi bản chất không ai có thể hiểu một hệ thống lớn ngay khi vừa mới áp dụng sử dụng cả.

Quản lý sự thay đổi:

Một yếu tố thiết yếu khác có thể tác động đến sự thành công của việc triển khai ERP. Nhiều người mua ERP lầm tưởng rằng các nhà cung cấp sẽ cung cấp giái pháp quản lý thay đổi như một phần của quá trình triển khai. Mặc dù các nhà cung cấp có thể hỗ trợ đối với một số hoạt động quản lý thay đổi như việc chống đối khi sử dụng hệ thống mới nhưng mà phần này hoàn toàn phụ thuộc vào doanh nghiệp. Bởi nhà cung cấp ERP chỉ xử lí được tất cả các vấn đề liên quan đến phần mềm còn các vấn đề liên quan đến thay đổi thường xuất phát từ phía nhân sự. Do đó, mỗi công ty cần xác định và giải quyết các vấn đề có thể gặp phải khi triển khai một hệ thống lớn như ERP vào trong doanh nghiệp.

Để đảm bảo rằng họ quản lý thành công sự thay đổi trong quá trình triển khai hệ thống ERP, các công ty nên tập trung vào những điều sau:

• Để người dùng có thể tham gia vào quá trình lựa chọn các giải pháp ERP bằng việc lắng nghe các vấn đề họ gặp phải trong thực tế và những thứ họ cần để xử lí các vấn đề này. Một sai lầm phổ biến là Giám đốc điều hành lựa chọn một hệ thống ERP mà không tham khảo ý kiến ​​của các chuyên viên trong công ty về vấn đề họ thực sự gặp phải trong công việc hàng ngày.
• Truyền đạt bất kỳ thay đổi hoặc quyết định nào liên quan đến việc lựa chọn và triển khai một sản phẩm ERP làm cho nhân viên cảm thấy mình được tham gia vào quá trình đó. Nó cũng giúp khuyến khích nhân viên phản hồi và đề xuất về cách cải thiện trong quá trình sử dụng.
• Tái cấu trúc quy trình kinh doanh cho phép các công ty đánh giá lại cách họ hoạt động và tìm cơ hội cải tiến quy trình khi áp dụng hệ thống mới chứ không phải thay đổi quy trình chỉ để phù hợp với hệ thống. Các công ty cần hiểu các quy trình từ các phòng ban và các đơn vị kinh doanh khác nhau để có thể đánh giá một cách toàn diện quy trình của mình..
• Tìm hiểu cách thức hoạt động của hệ thống và cách nó giúp ích cho công ty quan trọng hơn nhiều so với việc chỉ đào tạo người dùng sử dụng sản phẩm.
• Khuyến khích hợp tác và trao đổi kiến ​​thức giữa các team và phòng ban có thể giúp các công ty tối ưu hóa các khoản đầu tư vào ERP và làm cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Sự hợp tác cũng có thể làm giảm sự cạnh tranh không lành mạnh giữa các bộ phận và gắn kết tất cả nhân viên với các mục tiêu của công ty.

Cách đánh giá thành công - Việc xác định và theo dõi thành công của việc triển khai dự án ERP là một thách thức. Nhưng các chỉ số cho rằng 70% triển khai ERP thất bại là phóng đại rất nhiều. Không có nghiên cứu nào để chứng minh cho chỉ số này, một số báo cáo có đề cập đến vấn đề này thì cho thấy rằng 45% việc triển khai ERP được coi là “thử thách” và chỉ có 19% thất bại. Một diều đơn giản có thể thấy được rằng sẽ không có tiêu chí cụ thể hoặc các tiêu chuẩn chung nào để đánh giá rằng việc triển khai ERP thành công hay không. Mặc dù các công ty đặt mục tiêu triển khai ERP đúng thời gian và ngân sách, nhưng đây không phải là yếu tố duy nhất giúp chiến lược triển khai ERP thành công. Điều quan trọng nhất là sự chấp nhận của người dùng, tăng năng suất và các lợi ích tài chính như giảm chi phí. Tất cả những điều này chỉ có thể đạt được sau khi sử dụng ERP trong ít nhất một năm, đó là lý do tại sao không thể đo lường thành công của việc triển khai ngay sau ngày triển khai.

Ai là người dùng chính của hệ thống ERP

Vì ERP cung cấp các tính năng cho hầu hết các phòng ban của một công ty, nên loại phần mềm này được hầu hết các nhân viên sử dụng. Danh sách sau đây bao gồm một số phòng ban không thể hoạt động bình thường nếu không sử dụng ERP.

• Kế toán và Tài chính - Bộ phận kế toán và tài chính cần ERP cho nhiều mục đích, trong đó quan trọng nhất là quản lý tài chính của tất cả các giao dịch kinh doanh của công ty. Mọi thứ mà một công ty mua và bán, cũng như tất cả các chi phí trực tiếp (lương, hoa hồng) hoặc gián tiếp (bảo hiểm, tiện ích), cần được theo dõi bằng cách sử dụng các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung. Các chuyên gia tài chính cũng sử dụng ERP để tạo báo cáo tài chính và cung cấp thông tin tài chính cho các cuộc kiểm toán nội bộ và bên ngoài.

• Vận hành - Vận hành đề cập đến các hoạt động cụ thể cho chuyên môn hóa của một công ty. Ví dụ, hoạt động sản xuất dành riêng cho các công ty sản xuất, quản lý kho hàng và hàng tồn kho cho các nhà phân phối...

• Bán hàng - Bán hàng cũng cần ERP mặc dù có rất nhiều công cụ khác mà họ có thể sử dụng trong công việc của mình. Lý do chính tại sao ERP rất quan trọng đối với việc bán hàng là nó chứa rất nhiều dữ liệu có giá trị về lịch sử bán hàng và thông tin về sản phẩm và dịch vụ. Hầu hết các sản phẩm ERP cũng quản lý thông tin về hạn mức tín dụng của khách hàng và có thể được sử dụng để thu nợ.

• Sản phẩm - Nhóm phát triển sản phẩm có thể không phải lúc nào cũng sử dụng ERP trực tiếp mà họ dựa vào thông tin do hệ thống cung cấp hỗ trợ cho công việc của. Dữ liệu bán hàng có thể cho thấy những sản phẩm nào thành công nhất, trong khi chi tiết về các đơn hoàn tiền và sản phẩm lỗi giúp công ty cải thiện sản phẩm cung cấp. Các kỹ sư và nhà thiết kế cũng có thể sử dụng ERP và tích hợp nó với các giải pháp PLM hoặc CAD để trao đổi những thay đổi của sản phẩm với bộ phận sản xuất.

• Mua hàng - Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm tìm và mua bất kỳ sản phẩm và dịch vụ nào mà một công ty cần, chẳng hạn như nguyên liệu và phụ tùng cho các nhà sản xuất, đơn vị tư vấn, nhà cung cấp chuyên biệt cho doanh nghiệp,... Thách thức lớn nhất trong mua hàng là hiểu rõ công ty cần những sản phẩm hoặc dịch vụ nào và khi nào. Hệ thống ERP cung cấp thông tin về các đơn đặt hàng cần được hoàn thành, thông tin này có thể được so sánh với lượng hàng tồn kho sẵn có để xác định những gì cần mua. Hệ thống ERP cũng quản lý dữ liệu chi phí cho nguyên liệu thô hoặc linh kiện, giúp các chuyên gia thu mua đàm phán tốt hơn.

• Quản lý chất lượng - Quản lý chất lượng là điều cần thiết trong sản xuất nhưng cũng quan trọng trong phân phối, và thậm chí cả các dịch vụ khác. Đối với các ngành công nghiệp được quản lý cao như thực phẩm và đồ uống, các tiêu chuẩn chất lượng cao và các hình phạt rất nặng nếu không tuân thủ. Phần mềm quản lý chất lượng có thể được cung cấp như một sản phẩm độc lập tuy nhiên hầu hết các hệ thống ERP cho sản xuất đều bao gồm các tính năng để theo dõi chất lượng.

Hệ thống ERP dành riêng cho ngành

Là tất cả các hệ thống ERP cung cấp chức năng cho một số ngành hạn chế. Các nhà cung cấp ERP chọn chuyên môn hóa vì hai lý do chính:

• Một giải pháp ERP chung chung sẽ không có lợi cho các công ty cần các tính năng để giải quyết những vấn đề cụ thể của họ.
• Rất phức tạp để tạo ra các sản phẩm ERP hoặc điều chỉnh chúng cho các ngành mới và các nhà cung cấp thích chuyên môn hóa những gì họ làm tốt nhất.

Mức độ chuyên môn hóa có thể thay đổi từ sản phẩm này sang sản phẩm khác. Trong khi một số sản phẩm tập trung vào các lĩnh vực công nghiệp như sản xuất hoặc phân phối, những sản phẩm khác chỉ cung cấp chức năng cho một ngành, chẳng hạn như thời trang và may mặc.

ERP cho sản xuất - Sự khác biệt chính giữa các loại hình sản xuất là thành phẩm và cách thức sản xuất. Các công ty sản xuất rời rạc cung cấp các sản phẩm riêng lẻ như máy tính, trong khi kết quả của các công ty sản xuất theo quy trình thường là một lô hàng hóa chẳng hạn như 1.000 tấn kem chẳng hạn. Các nhân viên làm sản phẩm dựa theo yêu cầu của các doanh nghiệp mà họ có thể cá nhân hóa cho từng khách hàng sử dụng ERP.

Sản xuất rời rạc - Các nhà sản xuất rời rạc kết hợp các linh kiện và thành phần để tạo ra thành phẩm. Một số ví dụ về các sản phẩm được phân phối bởi các nhà sản xuất rời rạc là đồ nội thất, máy tính và thiết bị điện tử hoặc quần áo, trang phục... Để quản lý sản xuất, các nhà sản xuất rời rạc cần xác định những loại thành phần nào được yêu cầu cho mỗi thành phẩm và với số lượng bao nhiêu. Đây được gọi là hóa đơn nguyên vật liệu (BOM) và là một tính năng quan trọng của bất kỳ hệ thống ERP nào dành cho sản xuất rời rạc. Trong một số trường hợp, BOM được yêu cầu để quản lý việc sản xuất thành phẩm và một số thành phần của nó. Ví dụ, một nhà sản xuất máy tính có thể cần BOM cho mỗi loại máy tính và một BOM khác để lắp ráp ổ cứng. Do không phải ổ cứng nào cũng tương thích với mọi máy tính nên nhà sản xuất cần tạo BOM nhiều cấp (hay còn gọi là BOM lồng nhau) cho từng loại sản phẩm.

Các nhà sản xuất sử dụng BOM cho các mục đích thiết yếu khác như tính giá thành sản phẩm mà họ sản xuất. Giá thành sản xuất một sản phẩm là tổng chi phí của các bộ phận cấu thành và lao động cần thiết để sản xuất. Tổng chi phí cũng bao gồm chi phí điện nước, tiền thuê nhà, nhân viên hành chính và các chi phí gián tiếp khác. Các công ty sử dụng tổng chi phí sản xuất để xác định giá của một thành phẩm bằng cách thêm một tỷ suất lợi nhuận vào chi phí.

BOM cũng được sử dụng để xác định số lượng các thành phần cần thiết để đáp ứng yêu cầu. Sử dụng chức năng MRP, các nhà sản xuất khớp yêu cầu (đơn đặt hàng mở) với hàng tồn kho hiện có và tạo đơn đặt hàng cho các thành phần còn thiếu. MRP cũng cần phải tính đến các thành phần đã được đặt hàng nhưng chưa nhận được, cũng như các đơn đặt hàng sản xuất cho các linh kiện sản phẩm,...

Sản xuất theo quy trình - Sản xuất theo quy trình kết hợp các nguyên liệu thô và thành phần để tạo ra hàng loạt các sản phẩm giống nhau như thực phẩm, đồ uống, sơn hoặc chất tẩy rửa. Những loại thành phẩm này có thể được bán với số lượng lớn hoặc đóng gói để sử dụng riêng lẻ. Thay vì BOM, các nhà sản xuất quy trình sử dụng công thức, xác định cách các thành phần được trộn với nhau để có được thành phẩm. Có công thức xác định những thành phần cần thiết và số lượng bao nhiêu và cung có các công thức xác định các phản ứng hóa học xảy ra trong quá trình sản xuất.

Trái ngược với sản xuất rời rạc trong đó chất lượng được quản lý cho từng sản phẩm thì sản xuất theo quy trình chỉ cần một lỗi công thức có thể ảnh hưởng đến toàn bộ lô trong quá trình sản xuất. Tin tốt là có thể điều chỉnh chất lượng của một mẻ bằng cách thêm các thành phần hoặc phụ gia để chế biến thực phẩm. Trong một số trường hợp, giống như các chất độc hại, việc điều chỉnh chất lượng sẽ khó hơn và lỗi công thức có thể dẫn đến tai nạn hoặc ô nhiễm.

Một thách thức khác đối với quá trình sản xuất là thực tế là các thành phần và thành phẩm có thời hạn sử dụng hạn chế và cần được sử dụng hoặc tiêu thụ trước ngày hết hạn. Điều này có nghĩa là các thành phần không thể được đặt hàng và lưu trữ trong khoảng thời gian không giới hạn, và thành phẩm cần phải được giao cho các nhà bán lẻ và người tiêu dùng càng sớm càng tốt. Hơn nữa, các sản phẩm như thực phẩm và đồ uống hoặc các vật liệu nguy hiểm đòi hỏi các điều kiện bảo quản và vận chuyển đặc biệt để duy trì chất lượng và tránh tai nạn.

ETO - Các nhà sản xuất Thiết Kế Theo Đơn Hàng sẽ tùy chỉnh các sản phẩm của họ để tạo ra sản phẩm được cá nhân hóa cho một số lượng khách hàng xác định hoặc đôi khi cho cả những khách hàng cá nhân. Điều này không có nghĩa là các nhà sản xuất ETO phát triển các sản phẩm mới cho từng khách hàng. Các sản phẩm tiêu chuẩn có thể được bán mà không cần sửa đổi tuy nhiên sẽ có những phiên bản đặt biệt được bán ra và các phiên bản này cần được tùy chỉnh theo yêu cầu của khách hàng.

Do tầm quan trọng của việc chỉnh sửa cá nhân hoá sản phẩm nên các chức năng như quản lý báo giá và đề xuất hoặc báo giá theo đơn đặt hàng, là rất quan trọng đối với sản xuất ETO. Quản lý hợp đồng cũng rất cần thiết để xác định rõ kỳ vọng của khách hàng cũng như các thỏa thuận về cấp độ dịch vụ và bảo hành.

Một mô-đun thiết yếu khác của ERP ETO là quản lý dự án. Mỗi sản phẩm được giao thường phức tạp đến mức các công ty cần theo dõi các nhiệm vụ, sự kiện quan trọng và nguồn lực cho từng hợp đồng hoặc khách hàng. Quản lý dự án giúp các nhà sản xuất ETO có thể giao các sản phẩm được tuỳ chỉnh này đúng hạn và theo dõi các nguồn lực được sử dụng trong sản xuất để tính toán chi phí cuối cùng của chúng.

Chế độ sản xuất hỗn hợp là chế độ kết hợp hai trong số các loại hình sản xuất được mô tả ở trên. Ví dụ phổ biến nhất là sự kết hợp giữa sản xuất rời rạc và quy trình.

ERP cho Phân phối - Nhà phân phối là công ty mua sản phẩm từ nhà sản xuất và bán lại cho các công ty khác hoặc bán trực tiếp cho người tiêu dùng. Sự khác biệt chính giữa nhà phân phối và nhà bán lẻ là nhà phân phối sẽ không có cửa hàng để bán hàng tới tay người tiêu dùng mà họ phân phối lại cho các nhà bán lẻ để họ bán tại cửa hàng của họ. Tuy nhiên kể từ khi công nghệ thương mại điện tử trở nên dễ tiếp cận hơn, các nhà phân phối bắt đầu bán các sản phẩm của họ trực tuyến đến người tiêu dùng.

Cốt lõi của hoạt động kinh doanh phân phối là thu mua sản phẩm, lưu kho và giao hàng từ nhà cung cấp đến khách hàng. Mặc dù hầu hết các hệ thống ERP đều cung cấp các tính năng mua hàng, kiểm kê và vận chuyển, nhưng điều đó không nhất thiết khiến chúng trở thành lựa chọn tuyệt vời cho các công ty phân phối.

Sau đây là một số loại chức năng giúp phân biệt ERP phân phối với các loại ERP khác:

• Quản lý kho xác định các vị trí thực tế được sử dụng để lưu trữ và các đặc điểm của chúng, chẳng hạn như khối lượng, chiều cao hoặc độ sâu. Các tính năng quản lý kho cơ bản được cung cấp bởi hầu hết các giải pháp ERP, nhưng các công ty phân phối cần có chức năng nâng cao để quản lý các kho và trung tâm phân phối lớn, cũng như các cơ sở lưu trữ của bên thứ ba.
• Phần mềm hoạch định lộ trình giúp các công ty phân phối lên lịch giao hàng để sản phẩm được giao đúng thời hạn, với chi phí tối ưu.
• Quản lý bến bãi giúp nhà phân phối tối ưu hóa việc vận chuyển và nhận hàng bằng cách lập kế hoạch cho các hoạt động xếp dỡ. Vì nhà kho có số lượng bến tàu hạn chế, các lô hàng đến và đi được ấn định thời gian và bến cụ thể để tránh sự chậm trễ và bị phạt từ các công ty vận tải.
• Quản lý vận chuyển hàng hóa cho phép các công ty chọn hãng vận tải hoặc công ty vận tải tốt nhất, tùy thuộc vào giá cả, loại lô hàng và hiệu suất của nhà cung cấp. Bằng cách sử dụng những người giao hàng đáng tin cậy với giá cả hợp lý, các nhà phân phối có thể giảm chi phí hoạt động và tăng sự hài lòng của khách hàng bằng cách đảm bảo rằng hàng hóa được giao đúng thời hạn.

Không nên nhầm lẫn ERP cho phân phối với phần mềm chuỗi cung ứng và logistics (Supply chain and logistics software - SCM), bao gồm tất cả các hoạt động được thực hiện bởi các đối tác khác nhau từ mạng lưới chuỗi cung ứng, bao gồm các nhà sản xuất, nhà cung cấp, công ty logistics và môi giới hải quan. SCM cung cấp các tính năng nâng cao như lập kế hoạch nhu cầu, bán hàng, lập kế hoạch hoạt động, quản lý vận chuyển và khả năng hiển thị chuỗi cung ứng, thường không có trong ERP cho ngành phân phối.

ERP cho Dịch vụ Chuyên nghiệp(PSA) - Loại phần mềm này được thiết kế để giải quyết các nhu cầu cụ thể của các công ty trong các ngành như tư vấn, thiết kế và kiến ​​trúc, dịch vụ CNTT, dịch vụ pháp lý và tài chính hoặc đào tạo và phát triển. Tất cả các công ty này đều có điểm chung là dựa nhiều vào kiến ​​thức cụ thể và nhân viên có chuyên môn hoá cụ thể.

Chức năng cốt lõi của phần mềm này là quản lý dự án. Phần mềm quản lý dự án có nhiều loại khác nhau và người mua cần tìm công cụ phù hợp cho công ty của họ.

• Các sản phẩm quản lý dự án cơ bản tập trung vào quản lý nhiệm vụ và sẽ chỉ có hiệu quả với các công ty nhỏ. Các sản phẩm này thường không cung cấp hoặc có ít chức năng cho khối văn phòng, có nghĩa là người mua sẽ cần phải tích hợp chúng với phần mềm kế toán hoặc bán hàng.
• Phần mềm quản lý dự án truyền thống có thể được sử dụng để quản lý toàn bộ vòng đời của một dự án nhưng không cung cấp các tính năng của khối văn phòng. Một số nhà cung cấp công cụ quản lý dự án cũng cung cấp phần mềm kế toán hoặc bán hàng. Các giải pháp này riêng biệt và người mua cần tích hợp chúng để sử dụng được các tính năng kết hợp của chúng.
• Quản lý dự án và danh mục đầu tư là một loại phần mềm quản lý dự án tiên tiến, giúp các công ty quản lý danh mục đầu tư của các dự án. Các công ty dịch vụ chuyên nghiệp vừa và lớn sử dụng loại phần mềm này vì chúng có các tính năng nâng cap và có thể quản lý hàng trăm hoặc hàng nghìn dự án đồng thời.

ERP cho dịch vụ chuyên nghiệp sẽ kết hợp quản lý dự án truyền thống với các tính năng khác nhau cho khối văn phòng, chẳng hạn như bán hàng, Marketing, thanh toán hoặc kế toán. Một số giải pháp PSA cũng bao gồm quản lý danh mục dự án nhưng không phải là tất cả. Do đó, điều quan trọng là người mua phải xác định những tính năng nào được hỗ trợ trong hệ thống ERP cho PSA.

ERP đa ngành

Thông qua việc mua lại hoặc phát triển từ sản phẩm gốc, một số nhà cung cấp cung cấp các giải pháp bao gồm nhiều lĩnh vực ngành khác nhau, chẳng hạn như sản xuất và phân phối. Các nhà sản xuất có thể hưởng lợi đáng kể từ loại phần mềm này khi họ muốn có đội xe riêng và tự phân phối sản phẩm. Cũng có những nhà phân phối có thể quyết định ghép các linh kiện thành phần trở thành thành phẩm hay thường được gọi là lắp ráp. Hoạt động lắp ráp được coi là sản xuất nhẹ và không yêu cầu các tính năng nâng cao, nhưng cần có một số tính năng ERP được sử dụng trong sản xuất, chẳng hạn như hóa đơn nguyên vật liệu, thiết bị, cấu hình sản phẩm hoặc MRP cơ bản.

Một xu hướng gần đây là việc các nhà sản xuất đa dạng hóa hoạt động để tìm kiếm các nguồn doanh thu mới. Vì sản xuất là một trong những lĩnh vực công nghiệp phát triển chậm nhất, các nhà sản xuất đang tìm cách tăng doanh thu bằng cách cung cấp các dịch vụ liên quan đến sản phẩm mà họ sản xuất và bán. Các công ty này cần một hệ thống ERP có thể quản lý hoạt động sản xuất của họ, cũng như các dịch vụ liên quan. Ví dụ, một nhà sản xuất thiết bị chiếu sáng công nghiệp có thể quyết định cung cấp dịch vụ lắp đặt và bảo trì cho khách hàng của mình.

Các hệ thống ERP dọc khác

Hệ thống ERP dọc tập trung vào các lĩnh vực công nghiệp khác ngoài sản xuất, phân phối hoặc dịch vụ chuyên nghiệp. Thuật ngữ ERP được sử dụng trong các ngành này để mô tả một hệ thống kết hợp các tính năng của khối văn phòng cho ngành này. ERP có thể được sử dụng thay thế cho nhau với các thuật ngữ dành riêng cho từng lĩnh vực, chẳng hạn như hệ thống thông tin học sinh cho giáo dục.

Xây dựng - Phần mềm xây dựng được sử dụng để quản lý các dự án cho các tòa nhà dân cư hoặc công nghiệp, cũng như cơ sở hạ tầng. Phần mềm xây dựng điển hình không phải lúc nào cũng bao gồm các chức năng văn phòng như kế toán, đó là lý do tại sao một số nhà cung cấp đã tạo ra các giải pháp ERP cho ngành này. ERP cho xây dựng cung cấp tất cả các mô-đun cần thiết để quản lý hoạt động, quản lý dự án và cấc khối văn phòng của ngành này.

Phần mềm Giáo dục - Phần mềm giáo dục giúp quản lý việc tuyển sinh và ghi danh học sinh, các khóa học và kỳ thi, hoặc các cơ sở giáo dục. Loại phần mềm này thường tích hợp với các giải pháp kế toán để theo dõi các khoản thanh toán và hóa đơn của sinh viên và để quản lý tài chính của cơ sở giáo dục. ERP cho giáo dục cung cấp tất cả các tính năng trong một hệ thống hoặc gói tích hợp.

Năng lượng - Các ngành công nghiệp năng lượng, như khai thác mỏ hoặc dầu khí, sử dụng nhiều tài sản, có nghĩa là chúng cần chức năng quản lý tài sản. Do tính chất vận hành của họ, các công ty năng lượng cũng cần các tính năng quản lý an toàn và sức khỏe môi trường để bảo vệ nhân viên của họ và tránh ô nhiễm. ERP cho năng lượng thường kết hợp tất cả các tính năng này với các mô-đun back-office (kế toán) và front-office (bán hàng) điển hình.

Phần mềm của Chính phủ - Chính phủ trung vào việc quản lý các dịch vụ được cung cấp cho công dân và duy trì cơ sở hạ tầng công cộng như đường xá, tòa nhà, sân bay, v.v. Vì hầu hết các giải pháp được thiết kế cho các cơ quan chính phủ chỉ đáp ứng một số yêu cầu nêu trên, các nhà cung cấp ERP đã tạo ra các sản phẩm cụ thể cho ngành này.

Chăm sóc sức khỏe - Phần mềm chăm sóc sức khỏe có thể bao gồm nhiều yêu cầu cụ thể cho ngành này, chẳng hạn như đặt lịch và thanh toán y tế, quản lý hành nghề và hồ sơ sức khỏe điện tử (EHR). Ngoài ra còn có các sản phẩm đáp ứng nhu cầu của các bác sĩ chuyên khoa như bác sĩ đo thị lực, bác sĩ vật lý trị liệu hoặc bác sĩ chỉnh hình. Tất cả các sản phẩm này thường được bán riêng và yêu cầu tích hợp với phần mềm kế toán hoặc bán hàng, đó là lý do tại sao các nhà cung cấp ERP đã điều chỉnh sản phẩm của họ để cung cấp các hệ thống tích hợp cho chăm sóc sức khỏe.

Bán lẻ - Hệ thống quản lý bán lẻ tương tự như ERP cho phân phối nhưng cung cấp các tính năng bổ sung như quản lý cửa hàng, quản lý hàng hóa và phân loại. ERP cho bán lẻ kết hợp tất cả các tính năng này với kế toán để cung cấp đầy đủ các chức năng cần thiết để quản lý một doanh nghiệp bán lẻ.