Phần mềm Quản lý Hợp đồng là gì?

Phần mềm quản lý hợp đồng cung cấp cho người dùng cuối một cái nhìn hợp tác về các quy trình hợp đồng. Điều này cho phép các công ty xúc tiến việc tạo hợp đồng bằng cách tự động hóa các quy trình dư thừa.

Phần mềm quản lý hợp đồng cung cấp cơ sở dữ liệu hợp đồng lưu trữ tất cả các hợp đồng ở một vị trí trung tâm. Các cơ sở dữ liệu hợp đồng này có khả năng tìm kiếm được tích hợp sẵn, giúp bạn dễ dàng tìm thấy các hợp đồng nhất định mà bạn đang tìm kiếm.

Phần mềm quản lý hợp đồng cũng làm tăng sự tham gia của khách hàng bằng cách làm cho hợp đồng rõ ràng hơn để đọc. Quản lý hợp đồng nêu bật những phần mà người đọc cần chú ý nhất để hướng dẫn người đọc trong suốt quá trình.

Mặc dù hầu hết các doanh nghiệp phải xây dựng hợp đồng, phần mềm quản lý hợp đồng đặc biệt có thể giúp các doanh nghiệp như công ty chăm sóc sức khỏe và công ty luật phải xây dựng các hợp đồng dài và phức tạp.

Với phần mềm quản lý hợp đồng, bạn có thể:

Tăng hiệu quả trong tổ chức của bạn bằng cách tự động hóa các quy trình hợp đồng phức tạp

Đơn giản hóa việc quản lý các hợp đồng bằng cách tạo và lưu trữ chúng ở một vị trí tập trung

Tăng cường giao tiếp giữa các nhóm bên trong và bên ngoài

Cải thiện thời gian chu kỳ bán hàng bằng cách hợp lý hóa quy trình ký hợp đồng

Tăng cường mối quan hệ với các đối tác kinh doanh

Chủ động giám sát rủi ro và tuân thủ

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng?

Phần mềm quản lý hợp đồng cung cấp vô số lợi ích cho các công ty đang tìm cách hợp lý hóa quy trình hợp đồng với khách hàng của họ.

Một số lợi ích đó bao gồm:

Cơ sở dữ liệu hợp đồng lưu trữ tất cả các hợp đồng ở vị trí trung tâm để dễ dàng tìm kiếm

Hợp đồng hợp tác cho phép người dùng cộng tác thông qua cổng web được chia sẻ

Các mẫu hợp đồng cho phép người dùng tận dụng các điều khoản được viết sẵn

Các tệp đính kèm hợp đồng như hình ảnh, bản ghi nhớ và hóa đơn

Quy trình phê duyệt hợp đồng liền mạch để quy trình công việc của các bộ phận được tích hợp liền mạch vào hệ thống

Ai Sử dụng Phần mềm Quản lý Hợp đồng?

Nhóm Bán hàng - Phần mềm quản lý hợp đồng giúp chia sẻ hợp đồng, giữ chúng an toàn và xác định các vấn đề của hợp đồng. Điều này giúp các nhóm bán hàng hợp lý hóa quá trình ký kết hợp đồng và giảm thiểu sự chậm trễ lớn trong việc giải quyết hợp đồng. Hơn nữa, nhóm bán hàng có thể tích hợp phần mềm quản lý hợp đồng với các sản phẩm như CRM, CPQ và giải pháp chữ ký điện tử, giúp thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng trong giai đoạn ký kết hợp đồng.

Nhóm Tài chính - Phần mềm quản lý hợp đồng cho phép nhóm tài chính xác định các kẽ hở trong ngôn ngữ và phát hiện các điều khoản rủi ro có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý trong tương lai cho công ty. Điều này cho phép các nhóm tài chính cải thiện sự rõ ràng về đường mòn kiểm toán bằng cách đảm bảo rằng khách hàng không thể thao túng hợp đồng.

Nhóm pháp lý - Phần mềm quản lý hợp đồng cung cấp cho nhóm pháp lý cơ sở dữ liệu hợp đồng để tìm kiếm mọi thứ họ cần một cách dễ dàng. Vì các nhóm pháp lý liên tục gia hạn hợp đồng, phần mềm quản lý hợp đồng cũng tự động hóa các quy trình này để họ không phải nhớ ngày gia hạn.

Các loại phần mềm quản lý hợp đồng

Dựa trên đám mây - Phần mềm quản lý hợp đồng dựa trên đám mây cho phép các công ty truy cập hợp đồng của họ trên một máy chủ CNTT được lưu trữ. Điều này cho phép các công ty truy cập hợp đồng từ bất kỳ máy tính để bàn nào thay vì chỉ giới hạn trong một máy tính cụ thể. Các lợi ích chính của việc sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng dựa trên đám mây là truy cập từ xa, định giá thấp hơn và bảo mật cao hơn. Nếu ổ cứng của máy tính gặp sự cố và xóa sạch tất cả dữ liệu được lưu trữ, thì dữ liệu đó cũng sẽ vẫn có sẵn trên đám mây.

Hybrid - Giải pháp quản lý hợp đồng kết hợp cho phép triển khai phần mềm trên đám mây hoặc trên cơ sở. Nói chung, phần mềm quản lý hợp đồng kết hợp có thể chạy đắt hơn một chút so với các tùy chọn dựa trên đám mây, vì vậy nếu ngân sách là ưu tiên cho công ty của bạn, thì hãy ghi nhớ điều này.

Tại chỗ - Quản lý hợp đồng tại chỗ đề cập đến phần mềm quản lý hợp đồng được lưu trữ trên máy tính cục bộ. Lợi ích của việc có một giải pháp có thể được triển khai tại chỗ là nó không yêu cầu bất kỳ kết nối internet nào. Điều này hữu ích khi bạn thiếu kết nối Internet hoặc khi bạn gặp phải tình trạng chậm trễ gây khó chịu khi kết nối Internet.

Các tính năng của phần mềm quản lý hợp đồng

Tạo hợp đồng - Người dùng có thể tạo hợp đồng mới trong nền tảng bằng cách sử dụng các tính năng tạo tài liệu được tích hợp sẵn. Trong tính năng tạo nội dung, người dùng có thể sử dụng chức năng kéo và thả cho phép bạn xác định và chèn các câu lệnh có liên quan đến hợp đồng.

Mẫu hợp đồng - Dễ dàng tạo và truy cập các mẫu sẽ hợp lý hóa việc tạo hợp đồng, tận dụng các điều khoản và trường hợp đồng được viết trước. Các công ty có thể sử dụng cùng một loại mẫu hợp đồng với nhiều khách hàng, tiết kiệm nhiều thời gian trong tương lai.

Chỉnh sửa hợp đồng - Các bên liên quan trong hợp đồng có thể chỉnh sửa, so sánh và sửa đổi nhiều phiên bản của hợp đồng.

Đính kèm Hợp đồng - Thông tin bổ sung,chẳng hạn như hình ảnh, bản ghi nhớ và hóa đơn, có thể được đính kèm vào hợp đồng làm tài nguyên bổ sung. Các công cụ hỗ trợ trực quan giúp khách hàng hình dung rõ hơn các chi tiết của hợp đồng.

Hợp đồng Hợp đồng - Người dùng bên trong và bên ngoài có thể cộng tác trên các hợp đồng thông qua một cổng thông tin web được chia sẻ có thể được trang bị các tính năng nhắn tin. Điều này làm tăng giao tiếp và chất lượng của hợp đồng bằng cách cho phép nhiều người dùng truy cập tài liệu cùng một lúc.

Quy trình Phê duyệt - Hợp lý hóa các quy trình phê duyệt hợp đồng để các quy trình làm việc của bộ phận được tích hợp một cách hợp lý vào hệ thống.

Thông báo và Nhắc nhở - Quản lý hợp đồng cho phép người dùng nhận thông báo và lên lịch nhắc nhở với các cảnh báo theo các mốc hợp đồng. Điều này giúp người dùng đáp ứng thời hạn và đảm bảo hợp đồng đang được hoàn thành kịp thời.

Cơ sở dữ liệu Hợp đồng - Các hợp đồng có thể được lưu trữ trong một kho lưu trữ trực tuyến trung tâm với khả năng tìm kiếm được tích hợp sẵn. Các công ty có thể tiết kiệm nhiều thời gian bằng cách tìm kiếm thông qua các hợp đồng kỹ thuật số thay vì thủ công.

Tích hợp / API - Nền tảng quản lý hợp đồng có thể tích hợp với phần mềm CRM để liên kết hợp đồng với hồ sơ khách hàng và với phần mềm CPQ để cung cấp các chi tiết báo giá đã tính toán vào hợp đồng.

Báo cáo và Trang tổng quan - Bật báo cáo tiêu chuẩn và đột xuất về các trạng thái và tiến trình hợp đồng, đồng thời tạo và truy cập tổng quan trực tiếp về các hoạt động hợp đồng.

Các xu hướng liên quan đến phần mềm quản lý hợp đồng

Trí tuệ nhân tạo - Trí tuệ nhân tạo đang làm cho phần mềm quản lý hợp đồng hiệu quả hơn và năng động hơn. Học máy có thể kết hợp phản hồi của con người vào phần mềm quản lý hợp đồng của bạn, giúp triển khai các cải tiến theo thời gian. Điều này có thể bao gồm giảm ngôn ngữ lặp lại, sửa lỗi ngữ pháp và làm cho hợp đồng tổng thể dễ đọc hơn.

Tự động hóa - Xu hướng tự động hóa đang đẩy nhanh giai đoạn vòng đời hợp đồng giữa các công ty và khách hàng. Chức năng tự động hóa có thể tự động định tuyến các hợp đồng đến những người cần thiết để tất cả các chữ ký được thu thập trong một khoảng thời gian ngắn. Nó cũng có thể tự động thông báo để tất cả các bên được nhắc nhở về thời hạn, chẳng hạn như gia hạn sắp tới và hết hạn.

Các vấn đề tiềm ẩn với phần mềm quản lý hợp đồng

Quy trình cũ so với Quy trình mới - Phần mềm quản lý hợp đồng làm tăng hiệu quả của các nhóm nội bộ bằng cách tự động hóa quy trình làm việc trong quy trình ký hợp đồng. Tuy nhiên, bạn có thể thấy xung đột giữa các quy trình hợp đồng hiện có và cách một sản phẩm quản lý hợp đồng được xây dựng để xử lý các quy trình công việc. Trong khi nhiều tùy chọn phần mềm trong danh mục này có thể được tùy chỉnh để đáp ứng các nhu cầu cụ thể, tùy chỉnh quá mức có thể làm sa lầy quá trình triển khai và thực sự làm giảm hiệu quả. Tìm giải pháp đáp ứng hầu hết các nhu cầu của bạn với khả năng tùy chỉnh tối thiểu sẽ mang lại cho bạn ROI lớn hơn.

Hợp đồng cũ so với Hợp đồng mới - Với việc triển khai hệ thống quản lý hợp đồng mới, bạn sẽ cần quyết định khi nào các hợp đồng mới sẽ được xử lý thông qua phần mềm, cũng như phải làm gì với các hợp đồng cũ không hoạt động. Điều này có thể chứng tỏ là khó khăn vì nói chung, quá trình ký hợp đồng là một quá trình liên tục. Ngoài ra, bạn sẽ phải xác định xem các hợp đồng cũ có nên hoặc cần được lập danh mục trong hệ thống mới hay không. Trong khi việc lưu trữ tất cả các hợp đồng trong cùng một hệ thống thuận tiện hơn, việc lập danh mục các hợp đồng không hoạt động sẽ làm tăng thời gian triển khai phần mềm mới.

Phần mềm và dịch vụ liên quan đến phần mềm quản lý hợp đồng

E-Signature - Phần mềm chữ ký điện tử cung cấp cho người dùng khả năng thu thập chữ ký trên các tài liệu được chia sẻ dưới dạng điện tử, loại bỏ sự cần thiết phải ghi lại chữ ký trên các tài liệu vật lý. Phần mềm quản lý hợp đồng và chữ ký điện tử đi đôi với nhau để đẩy nhanh việc hoàn thiện hợp đồng. Hơn nữa, các tiêu chuẩn bảo mật tích hợp trong phần mềm chữ ký điện tử giúp đơn giản hóa hơn nữa quy trình trao đổi tài liệu pháp lý và đảm bảo tính hợp pháp và phân nhánh hợp pháp của các chữ ký được thực hiện thông qua phần mềm. Điều này giúp ích cho khía cạnh tuân thủ của phần mềm quản lý hợp đồng.

Quản lý báo giá - Vì báo giá thường là bước đầu tiên trong giai đoạn của hợp đồng, điều quan trọng đối với nhóm tài chính là sử dụng phần mềm quản lý báo giá có liên quan để bắt đầu quy trình. Điều này cho phép các công ty xác định nhu cầu của khách hàng và cung cấp cho họ những báo giá tùy chỉnh phù hợp nhất với những nhu cầu cụ thể đó.

CRM - Phần mềm quản lý hợp đồng thường được tích hợp với phần mềm CRM để tăng khả năng hiển thị giữa các nhóm khác nhau trong một công ty. Vì nhiều nhóm khác nhau có thể cần quyền truy cập vào các hợp đồng hiện có hoặc sắp tới, họ có thể hưởng lợi từ một giải pháp tích hợp đảm bảo rằng thông tin mối quan hệ của công ty và khách hàng được lưu trữ ở cùng một nơi.