Học thêm về phần mềm quản lý chi phí

Những điều bạn nên biết về phần mềm quản lý chi phí

Đây là dạng phần mềm giúp cho người điều hành doanh nghiệp, hay các nhân sự cấp quản lý dễ dàng xử lý các chi phí đi lại như chuyến bay, thuê xe ô tô, điện thoại,....hay bất kỳ hạng mục về tiền bạc mà có liên quan đến công việc. Bạn không nền nhầm lẫn phần mềm này với việc quản lý chi tiêu, hay các chi phí mua sắm như nguyên vật liệu, dịch vụ bên thứ ba, đầu tư thiết bị...

Nhân viên có thể quản lý chi phí theo nhiều cách, từ sử dụng bảng tính và ứng dụng di động quét biên nhận đến phần mềm doanh nghiệp bao gồm các chính sách du lịch, phê duyệt, theo dõi và quản lý chi phí đi lại.

Nhưng lợi ích thiết thực của loại phần mềm này:

• Tăng hiệu quả việc quản lý chi phí
• Giảm sai sót
• Đảm báo trách nhiệm giải trình ngân sách đi lại hoặc sử dụng cho công việc của nhân sự
• Minh bạch hoá các chính sách về chi phí cho nhân viên
• Ngăn chặn tình trạng bội chi.

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý chi phí?

Theo dõi chi phí đi lại hiệu quả hơn: Phần mềm quản lý chi phí cho phép các công ty và nhân viên của họ đơn giản hóa việc theo dõi và hoàn trả chi phí đi lại. Loại phần mềm này đặc biệt quan trọng đối với các công ty có số lượng nhân viên di chuyển nhiều, thường xuyên đi công tác.

Tinh giản và hợp lý hoá việc quản lý chi phí: Càng đi công tác nhiều, nhân viên càng chi nhiều hơn. Mặc dù nhân viên mong đợi được hoàn trả càng sớm càng tốt, người sử dụng lao động cần đảm bảo rằng các khoản chi phí tuân thủ chính sách đi lại của họ và chúng được chấp thuận trước khi xử lý.

Giảm sai sót trong quá trình xử lý: Sai sót có thể xảy ra khi nhân viên nộp báo cáo chi phí và khi kế toán xử lý. Công việc thủ công hoặc hệ thống kế toán không đủ để quản lý chi phí, đó là lý do tại sao các nhà cung cấp đã tạo ra phần mềm dành riêng cho thách thức này.

Ai nên sử dụng phần mềm quản lý chi phí?

Nhân sự công ty - Đặc biệt là với những nhân sự thường xuyên đi công tác, sẽ sử dụng phần mềm quản lý chi phí nhiều nhất. Thông thường các nhân sự sẽ sử dụng phầm mềm này để báo cáo tổng tiền đã chi tiêu hoặc yêu cầu ban quản trị phê duyệt ngân sách trước khi đi công tác.

Người quản lý - Người quản lý có trách nhiệm phê duyệt các khoản chi phí và các khoản bồi hoàn. Tùy thuộc vào chính sách và quy tắc chi tiêu của công ty, một số loại chi phí không cần phê duyệt, trong khi một số loại chi phí khác chỉ có thể được xử lý khi có sự chấp thuận của một hoặc nhiều người quản lý. Các nhà quản lý cũng theo dõi tổng chi phí theo nhóm hoặc bộ phận và cố gắng tìm cơ hội để giảm chi tiêu.

Nhà thầu - Nhà thầu, nhà tư vấn hoặc người quản lý dự án cộng tác với công ty mà không được tuyển dụng cũng có thể sử dụng loại phần mềm này để gửi và theo dõi chi phí đi lại. Một giải pháp thay thế cho phần mềm quản lý chi phí là thêm chi phí đi lại vào hóa đơn cho các dịch vụ do nhà thầu cung cấp.

Kế toán - Kế toán không phải lúc nào cũng có thể sử dụng trực tiếp phần mềm quản lý chi phí nhưng yêu cầu thông tin chi phí phải phản ánh chính xác trên sổ sách của họ.

Các loại phần mềm quản lý chi phí

Một số phần mềm kế toán và hệ thống ERP bao gồm các tính năng cơ bản để quản lý chi phí, những tính năng này thường không đủ cho các công ty có nhiều nhân viên di động. Các hệ thống này có thể được sử dụng để hợp nhất dữ liệu quản lý chi phí nhưng không phải là một lựa chọn tốt để phê duyệt, theo dõi và giám sát chi phí.

Có hai loại phần mềm quản lý chi phí cơ bản

• Phần mềm quản lý chi phí độc lập: Được phân phối riêng biệt với các hệ thống khác. Loại phần mềm này chỉ tập trung vào quản lý chi phí và cung cấp ít hoặc không có chức năng để quản lý đi lại. Các nhà cung cấp thường cung cấp tích hợp với phần mềm quản lý đi lại, cũng như hệ thống ERP và phần mềm kế toán.
• Giải pháp đi lại và chi phí: Thật ra phần mềm quản lý chi phí có thể là một phần của giải pháp quản lý đi lại. Các nhà cung cấp phần mềm có thể gộp chung cả hai tính năng để bán cho các doanh nghiệp muốn sử dụng một thống tích hợp.

Các tính năng của phần mềm quản lý chi phí

Phân loại chi phí - Các công ty cần phân loại chi phí để tổ chức các chuyến đi lại tốt hơn và tối ưu hóa việc theo dõi. Các hạng mục chính được các công ty sử dụng là phương tiện đi lại, ăn, ở; chi phí di chuyển; và các dịch vụ liên quan đến công việc (chẳng hạn như cuộc gọi công việc hoặc giặt ủi). Các công ty cũng cần phân biệt giữa chi phí được trừ và chi phí không được trừ. Theo IRS, các chi phí được khấu trừ nếu chúng được sử dụng cho công việc và kinh doanh. Phần chi phí được sử dụng cho mục đích cá nhân thường không được khấu trừ. Đôi khi công ty có thể quyết định trang trải một số chi phí cá nhân để cải thiện sự hài lòng của nhân viên.

Quy trình phê duyệt - Chi phí đi lại cần được người quản lý phê duyệt để được xử lý và hoàn trả. Trong một số trường hợp, kế toán cũng cần phê duyệt các khoản chi phí.

Báo cáo chi phí - Để được hoàn trả, nhân viên cần tạo báo cáo chi phí và cung cấp thông tin về từng loại chi phí, số tiền và ngày. Phiếu thu cần được đưa vào báo cáo để người quản lý và kế toán có thể có bằng chứng rằng nhân viên đã thực sự chi số tiền mà họ yêu cầu hoàn trả. Khi tạo báo cáo chi phí, nhân viên yêu cầu các biểu mẫu dễ sử dụng với các trường xác định trước phân bổ chi phí theo loại, bộ phận hoặc đơn vị kinh doanh.

Tích hợp thanh toán - Việc hoàn trả chi phí được thực hiện thông qua chuyển tiền trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của nhân viên. Các công ty cần quản lý nhiều hình thức thanh toán khác nhau, chẳng hạn như ứng trước tiền mặt và thanh toán từng phần. Nó cũng cần thiết để điều chỉnh các khoản thanh toán khi xảy ra sai sót và nhân viên được hoàn trả số tiền không chính xác. Vì hầu hết các hệ thống quản lý chi phí không cung cấp các tính năng nâng cao cho các khoản thanh toán, điều quan trọng là phải tích hợp với phần mềm cổng thanh toán và các giải pháp xử lý thanh toán khác.

Phân tích - Số lượng lớn các giao dịch chi phí tạo ra nhiều dữ liệu cần được phân tích để xác định các xu hướng và xu hướng không chính xác. Phân tích chi phí giúp các nhà quản lý giám sát chi tiêu đi lại ở các cấp khác nhau của công ty. Kế toán cũng sử dụng phân tích để dự báo số tiền trong tương lai và tính đến chúng khi tạo ngân sách.

Các xu hướng liên quan đến phần mềm quản lý chi phí?

Hợp nhất đi lại và chi phí - Hợp nhất với quản lý đi lại cho phép nhân viên đặt chuyến bay và chỗ ở và tuân thủ các quy tắc và chính sách chi phí của công ty. Tùy thuộc vào vai trò của họ, nhân viên có các lựa chọn giới hạn khi nói đến số tiền chi phí đi lại của họ. Ví dụ: Một công ty có thể quyết định rằng số tiền công tác phí tối đa là 2.000.000, có nghĩa là bất kỳ chi phí nào vượt quá giới hạn sẽ không được hoàn trả.

Công nghệ mới - Clound và Mobile là những công nghệ chủ đạo được các nhà cung cấp phần mềm và nhân viên sử dụng. Đám mây có thể giảm chi phí IT và cho phép nhân viên sử dụng hệ thống từ bất kỳ máy tính hoặc thiết bị nào được kết nối với internet. Hầu hết các nhà cung cấp quản lý chi phí cũng cung cấp các ứng dụng di động gốc cho các sản phẩm của họ để tăng trải nghiệm người dùng. Clound cũng đơn giản hóa việc tích hợp với các giải pháp phần mềm khác như ERP, kế toán hoặc quản lý đi lại.

Trí tuệ nhân tạo - Trí tuệ nhân tạo (AI) vẫn đang trong giai đoạn đầu, nhưng nó có thể mang lại những lợi ích đáng kể cho việc quản lý chi phí. Ưu điểm chính là AI có thể phân tích khối lượng lớn dữ liệu từ hàng nghìn hoặc hàng chục nghìn chi phí và xác định các lỗi và xu hướng chính xác hơn so với phần mềm truyền thống.

Các vấn đề tiềm ẩn với phần mềm quản lý chi phí

Tích hợp - Tích hợp với quản lý đi lại và kế toán là rất quan trọng để truyền dữ liệu giữa các hệ thống. Thông tin về đặt vé đi lại cần khớp với chi phí thực tế, sau đó được tổng hợp và phân bổ cho các trung tâm chi phí khác nhau trong kế toán. Nếu dữ liệu không chính xác và nhất quán trên tất cả các hệ thống, công ty hoặc nhân viên có thể mất tiền.

Quyền riêng tư - Quyền riêng tư là một mối quan tâm đáng kể vì nhân viên có thể sử dụng thẻ tín dụng của riêng họ để thanh toán và họ cung cấp thông tin ngân hàng cá nhân để được hoàn trả. Ngoài ra, nhân viên có thể kết hợp công việc và du lịch cá nhân, có nghĩa là họ có thể sử dụng thẻ tín dụng của mình cho cả hai. Cuối cùng, thông tin cá nhân cần thiết để đặt chuyến bay hoặc phòng khách sạn có thể được đưa vào báo cáo chi phí. Nhà tuyển dụng cần đảm bảo rằng chỉ một số nhân viên và người quản lý nhất định mới có thể truy cập vào dữ liệu riêng tư. Bảo vệ chống lại các mối đe dọa bên ngoài cũng cần thiết.

Phần mềm và Dịch vụ liên quan đến Phần mềm Quản lý Chi phí

Phần mềm quản lý đi lại - Phần mềm quản lý đi lại giúp nhân viên tìm kiếm các lựa chọn du lịch tốt nhất, cũng như đặt phòng. Nhân viên có thể sử dụng xác nhận đặt chỗ và hóa đơn điện tử hoặc biên lai để gửi báo cáo chi phí. Điều quan trọng nữa là chi phí đi lại phải khớp với đặt phòng để tránh các khoản hoàn trả không chính xác.

Kế toán và ERP - Phần mềm kế toán và hệ thống ERP theo dõi và quản lý chi phí đi lại. Các công ty cần biết họ chi bao nhiêu cho việc đi công tác của nhân sự, đây có thể là một phần thiết yếu trong tổng chi phí và ảnh hưởng đến lợi nhuận của họ.