Những điều bạn nên biết về phần mềm quản lý dự án

Hiện nay, các phần mềm quản lý dự án trên thế giới đã phát triển thành các dạng giải pháp mới, bao gồm:

• Professional services automation software (PSA): Phần mềm tự động hoá dịch vụ chuyên nghiệp. Phần mềm này sẽ bao gồm các tính năng back-office như CRM hay kế toán.
• Project and portfolio management software (PPA): Phần mềm quản lý dự án và danh mục đầu tư. Giải pháp này tập trung vào việc thống nhất nhiều loại dự án và quản lý sự phụ thuộc lẫn nhau giữa chúng.

Bạn cần phân biệt sự khác nhau giữa hai loại phần mềm này để có thể lựa chọn đúng giải pháp cho nhu cầu của mình.

Các công ty SMB có thể lựa chọn giải pháp PSA để có một hệ thống các tính năng về quản lý dự án và back-office.Tuy nhiên, hạn chế của PSA là nó có thể không phải lúc nào cũng bao gồm các tính năng back-office mạnh mẽ, đó là lý do tại sao các công ty có thể thích chọn một giải pháp kế toán hoặc CRM riêng biệt.

Các doanh nghiệp là nhà cung cấp dịch vụ (B2B) có thể lựa chọn PPA vì nó cho phép bạn quản dễ dàng quản lý dự với nhiều bên liên quan. Nhưng PPA có thể khá tổn kém, và khi bạn cần tích hợp nhiều hệ thống khác như ERP hay CRM thì lại phải tốn thêm chi phí.

Ngoài ra, các công ty nhỏ đang phải đối mặt với một vấn đề lớn rằng rất nhiều các phần mềm quản lý dự án chỉ đơn thuần cung cấp một tính năng con của giải pháp quản lý dự án tổng thể. Một vài ví dụ là các phầm mềm quản lý tác vụ (Task Management) và cộng tác dự án (project collaboration tools), chúng có thể được sử dụng để bổ sung cho các tính năng quản lý dự án cốt lõi nhưng không thể thay thế chúng. Mặc dù các loại phần mềm này có giá cả phải chăng hơn các giải pháp quản lý dự án và có thể là một lựa chọn tốt cho các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp siêu nhỏ, nhưng chúng thường trở nên không đủ khi một công ty phát triển.

Các lợi ích chính của phần mềm quản lý dự án:

• Tổ chức dự án và điều phối các thành viên trong nhóm
• Cải thiện tinh thần đồng đội và hợp tác trong việc lập kế hoạch, cũng như thực hiện dự án
• Giữ cho các thành viên trong nhóm có trách nhiệm bằng cách theo dõi tiến độ, đặt ra các tiêu chuẩn thực tế và chính xác
• Cải thiện giao tiếp nhóm từ đó gia tặng hiệu quả công việc

Theo Viện Quản lý Dự án, một dự án nghĩa là “một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất.” Điều này bao gồm năm giai đoạn cần được hoàn thành để đạt được mục tiêu:

• Bắt đầu
• Lập kế hoạch
• Thực hiện
• Giám sát và kiểm soát
• Kết thúc - nghiệm thu.

Bất kỳ sản phẩm phần mềm quản lý dự án nào cũng phải cung cấp các tính năng cho tất cả các giai đoạn này..

Trong khi năm giai đoạn không đổi, chúng ta có nhiều cách tiếp cận để quản lý dự án, như:

• Phương pháp tiếp cận theo từng giai đoạn, còn được gọi là quản lý dự án thác nước (Waterfall project management), là một loạt các bước riêng biệt phụ thuộc vào việc hoàn thành giai đoạn trước. Các giai đoạn của dự án chỉ có thể được quản lý theo một trình tự tuyến tính nên rất khó sửa chữa các sai sót.
• Phương pháp lặp và liên tục tối ưu nhiều lần. Điều này có nghĩa là một sản phẩm có thể được xem xét và cải thiện sau khi hoàn thành ban đầu. Cách tiếp cận này, còn được gọi là agile project management (quản lý dự án linh hoạt hay phát triển phần mềm linh hoạt), có thể đặc biệt có lợi trong phát triển phần mềm.
• Quản lý dự án tinh gọn sử dụng các nguyên tắc quản lý tinh gọn để giảm lãng phí trong khi vẫn duy trì mức năng suất cao. Cách tiếp cận này giúp các công ty xác định và loại bỏ các nhiệm vụ không mang lại giá trị cho công ty và khách hàng.
• Quản lý dự án theo chuỗi găng, cách tiếp cận này dựa trên lý thuyết về các ràng buộc (Theory of constraints - ToC), một dạng triết lý quản lý tập trung vào các hạn chế có thể gây nguy hiểm cho sự thành công của một dự án. Bằng cách xác định những hạn chế quan trọng nhất, các công ty có thể chuẩn bị để tránh các vấn đề của dự án.
• Quản lý dự án dựa trên quy trình và sản phẩm, đây là một phần của phương pháp quản lý hiện thực hoá lợi ích (benefits realization management), hay nói cách khác là phương pháp quản lý tập trung vào kết quả. Khi kết quả là một sản phẩm, doanh nghiệp sẽ xác định và quản lý các dự án để tối ưu hóa sản xuất và phân phối. Đối với các công ty dịch vụ chuyên nghiệp, quy trình kinh doanh là cốt lõi trong chiến lược quản lý dự án của họ.

Tại sao nên sử dụng các phần mềm quản lý dự án

Lý do chính tại sao các công ty sử dụng loại phần mềm này là để quản lý các nguồn lực và theo dõi chi phí cho các hoạt động kinh doanh.

Một lý do khác để sử dụng quản lý dự án là khả năng kết hợp nhiều loại dịch vụ để đa dạng hóa sản phẩm của một công ty. Tính linh hoạt này cho phép các nhóm thích ứng với sự thay đổi sở thích của khách hàng và nhu cầu thị trường của họ. Khả năng phản ứng nhanh với những thay đổi của thị trường có thể là một lợi thế cạnh tranh cần thiết trong các lĩnh vực có tính cạnh tranh cao.

Cuối cùng, quản lý dự án là cần thiết để theo dõi hiệu quả và lợi nhuận của các hoạt động cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp. Bằng cách phân bổ các nguồn lực phù hợp vào đúng thời điểm, các nhà quản lý dự án có thể thực hiện dự án đúng thời hạn, cũng như ngân sách cho phép, điều này giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Ai nên sử dụng phần mềm quản lý dự án

Nhân viên - Nhân viên tham gia thực hiện dự án, những người cần biết họ phải làm gì và khi nào. Họ cũng cập nhật hệ thống khi hoàn thành nhiệm vụ và sử dụng phần mềm để giao tiếp và cộng tác với các bên liên quan bên trong và bên ngoài.

Người quản lý dự án - Người quản lý dự án cần truy cập vào tất cả các tính năng của hệ thống để xác định các dự án, nguồn lực và giám sát tất cả các hoạt động, nhưng cũng phải can thiệp và sửa đổi bất kỳ phần nào của dự án khi cần thiết.

Người điều hành - Người điều hành hầu hết sử dụng phân tích và báo cáo để giám sát các dự án. Bên cạnh việc nhìn chi tiết về tình trạng của dự án, các nhà điều hành cũng cần thông tin về chi phí của các nguồn lực được phân bổ và hiệu quả tổng thể của từng dự án.

Đối tác - Đối tác chẳng hạn như nhà thầu hoặc bên thứ ba cung cấp dịch vụ bổ sung cho việc cung cấp của công ty. Vì những người đóng góp bên ngoài chỉ tham gia vào các hoạt động cụ thể ở các giai đoạn khác nhau của dự án, nên họ chỉ cần truy cập thông tin cần thiết để thực hiện công việc của mình và không cần gì hơn.

Khách hàng - Khách hàng cũng có thể sử dụng loại phần mềm này thông qua các cổng thông tin chuyên dụng để theo dõi tiến độ của một hoặc nhiều dự án, cung cấp phản hồi và giao tiếp với nhà cung cấp dịch vụ. Đối với các dự án lớn và phức tạp, khách hàng có thể có một người hoặc nhóm chuyên trách chịu trách nhiệm về dự án và họ có thể cần quyền truy cập vào giải pháp quản lý dự án của nhà cung cấp.

Các loại phần mềm quản lý dự án

Phần mềm quản lý dự án được thiết kế để thực hiện theo nhiều cách khác nhau, bao gồm best of breed (dạng phần mêm được cải thiện theo các tính năng tốt nhất), all-in-one (tất cả trong một, hay gói giáp pháp nhiều tính năng tích hợp), point solutions (dạng phần mềm chỉ tập trung giải quyết một vấn đề quan trọng)

• Các phần mềm best of breed tập trung hoàn toàn vào các tính năng quản lý dự án chuyên nghiệp
• Bộ giải pháp All-in-one thì ngoài tính quản lý dự án sẽ có thêm các thành tố về CRM, hoặc thanh toán..
• Các phần mềm Point Solutions được thiết kế để bổ sung cho các công cụ quản lý dự án bằng cách cung cấp các tính năng như cộng tác dự án hoặc phân tích dự án.

Ngoài ra, một số nhà cung cấp sẽ phát triển phần mềm quản lý dự án dành riêng cho các ngành chuyên biệt như bất động sản, thiết kế nội thất...Các giải pháp này sẽ bao gồm các mẫu báo cáo tiêu chuẩn cho từng ngành, chúng sẽ được tích hợp chặt chẽ vào các phần mềm khác để tăng năng suất.

Các tính năng của phần mềm quản lý dự án

Các tính năng tiêu chuẩn được cung cấp trong hầu hết các giải pháp quản lý dự án:

Xác định và định nghĩa dự án - Chức năng xác định dự án là cốt lõi của bất kỳ phần mềm quản lý dự án nào vì nó cho phép các công ty xác định cấu trúc dự án. Một cấu trúc dự án cần được xác định rõ ràng; rất khó để thực hiện những thay đổi quan trọng đối với nó trong khi nó được thực hiện do có nguy cơ làm gián đoạn dự án. Đồng thời, phần mềm quản lý dự án nên cho phép người dùng điều chỉnh cấu trúc để dự án đi đúng hướng.

Lập kế hoạch - Phần mềm quản lý dự án nên cung cấp nhiều tùy chọn để lập kế hoạch dự án, chẳng hạn như các mẫu và quy tắc để xác định ai làm những gì và khi nào. Mẫu kế hoạch dự án là điểm khởi đầu tốt cho bất kỳ dự án nào vì người quản lý dự án không cần bắt đầu lập kế hoạch từ đầu

Thiết lập thời hạn hoàn thành nhiệm vụ - Lịch trình của dự án bao gồm các mốc thời gian và thời hạn, xác định thời điểm hoàn thành từng giai đoạn của dự án. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của dự án, thời hạn cũng có thể được ấn định cho các hoạt động và nhiệm vụ.

Trực quan hóa - Các tính năng trực quan hóa dự án (chẳng hạn như biểu đồ GANTT) cung cấp tổng quan về tất cả các hoạt động, nhiệm vụ, thời hạn và các mốc quan trọng của một dự án.

Thiết lập quy trình làm việc - quy trình công việc sẽ giúp xác định cách các hoạt động được thực hiện trong các giai đoạn của dự án. Các tính năng này cần được tùy chỉnh để thích ứng với nhu cầu của từng nhóm và phải thật logic để tính đến các trường hợp ràng buộc hay giới hạn của từng dự án.

Tạo và quản lý tác vụ - Có thể lên lịch và xác đinh ai đang làm gì? ở đâu? và khi nào? Điều này có thể rất quan trọng đối với việc quản lý nhiều nhóm làm việc từ các địa điểm khác nhau. Phần mềm quản lý dự án nên cung cấp khả năng điều chỉnh lịch trình dựa trên những thay đổi bất ngờ hoặc yêu cầu của khách hàng. Danh sách việc cần làm cũng là một phần của quản lý nhiệm vụ và được sử dụng để tạo danh sách nhiệm vụ của một nhân viên hoặc nhóm. Sử dụng danh sách việc cần làm, người quản lý dự án có thể giao việc cho nhân viên mà không cần cấp cho họ quyền truy cập vào toàn bộ dự án.

Quản lý nguồn lực - Quản lý nguồn lực là đặc biệt quan trọng vì nó có thể có tác động đáng kể đến chi phí của dự án. Mỗi loại hoạt động có thể yêu cầu các nguồn lực cụ thể, nên được sử dụng tối ưu để giảm chi phí.

Quản lý tài liệu - quản lý quy trình cho tất cả các tài liệu liên quan đến dự án, như các hợp đồng, báo cáo công việc, báo giá và đề xuất, v.v. Các tài liệu này thường được lưu trữ dưới dạng điện tử, giúp người dùng dễ dàng chia sẻ chúng trong nội bộ và ra bên ngoài.

Báo cáo - Báo cáo, phân tích và bảng điều khiển được sử dụng bởi tất cả các bên tham gia vào một dự án, từ nhân viên, người quản lý dự án và giám đốc điều hành, đến các nhà tư vấn bên ngoài và thậm chí cả khách hàng. Do đó, điều cần thiết là các tính năng phân tích phải đủ linh hoạt để dễ dàng điều chỉnh cho phù hợp với từng loại người dùng. Đồng thời, thông tin nhạy cảm như dữ liệu cá nhân hoặc chi tiết tài chính chỉ nên được chia sẻ với những người dùng được ủy quyền thông qua các cổng an toàn.

Các tính năng quản lý dự án bổ sung

Các tính năng quản lý dự án bổ sung đôi khi được bao gồm trong giải pháp quản lý dự án truyền thống hoặc được phân phối riêng biệt dưới dạng tiện ích bổ sung hoặc công cụ riêng biệt:

Cộng tác - Sự hợp tác giữa các nhân viên hoặc giữa một công ty với khách hàng và đối tác của họ có thể là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của một dự án. Mặc dù các nền tảng và phần mềm cộng tác có thể được sử dụng riêng biệt với các giải pháp quản lý dự án, nhưng tốt hơn hết là nên kết hợp chúng trong một hệ thống, đặc biệt là đối với các dự án phức tạp.

Quản lý tài liệu - Người quản lý dự án sử dụng các tài liệu như báo cáo công việc (SOW) và cấu trúc phân chia công việc (WBS) để chia sẻ kế hoạch và thông tin dự án trong nội bộ và bên ngoài. Chia sẻ tệp là một tính năng quan trọng cho phép tất cả các bên truy cập vào tài liệu. Các tính năng quản lý tài liệu nâng cao hơn cho phép người dùng cộng tác trong việc tạo và sửa đổi tài liệu.

Lập hóa đơn - Quản lý chi phí và lập hóa đơn không phải lúc nào cũng bắt buộc đối với quản lý dự án, nhưng có thể rất quan trọng đối với các dự án phức tạp. Khi nhiều bên tham gia vào một dự án, điều cần thiết là phải đảm bảo rằng nguồn nhân lực và vật lực được sử dụng đã được lập hóa đơn phù hợp.

Tối ưu hóa - Tính năng tối ưu hóa dự án nghĩa là phần mềm sẽ cho phép bạn sử dụng dữ liệu được lưu trữ để xác định các các yếu tố có tác động tiêu cực đến các dự án trước đây. Điều này cho phép các công ty thực hiện các hành động sửa chữa và tránh lặp lại những sai lầm tương tự trong tương lai.

Mô phỏng - Mô phỏng dự án cho phép người quản lý dự án tạo và so sánh nhiều kịch bản cho một dự án và xác định lựa chọn tốt nhất để thực hiện. Mỗi kịch bản mô tả các cách khác nhau để phân bổ tài nguyên và xác định các mốc quan trọng và cũng có thể tính đến các hạn chế và tắc nghẽn có thể xảy ra khác nhau. Loại tính năng này đặc biệt quan trọng đối với các dự án tùy chỉnh lớn với các hoạt động phức tạp.

Kế toán dự án - Loại chức năng này thường được phân phối dưới dạng một phân hệ của phần mềm kế toán và phần mềm ERP dựa trên dự án. Mục đích chính của nó là theo dõi chi phí và doanh thu của dự án và hợp nhất mọi thông tin tài chính liên quan đến quản lý dự án.

Quản lý giá trị thu được - Earned value management (EVM) - EVM giúp các công ty ước tính chi phí dự án, theo dõi chi phí thực tế và tính toán giá trị thu được của dự án. Mặc dù bất kỳ công ty nào cũng có thể sử dụng loại chức năng này, nhưng nó có lợi hơn cho các dự án lớn và phức tạp đòi hỏi đầu tư đáng kể. Ví dụ, EVM là phải có đối với các công ty cung cấp các dự án vốn như phát triển cơ sở hạ tầng hoặc đô thị.

Các xu hướng liên quan đến phần mềm quản lý dự án

Cloud - Công nghệ Cloud và di động đang làm cho việc quản lý dự án trở nên hợp lý hơn và dễ sử dụng hơn, điều này đã làm tăng đáng kể việc áp dụng phần mềm trong những năm gần đây. Những công nghệ này cũng cho phép những nhà cung cấp mới tham gia thị trường có thể cung cấp các lựa chọn thay thế tốt và linh hoạt hơn cho phần mềm cũ.

Cộng tác (Collaboration) - Cộng tác luôn là một phần thiết yếu của quản lý dự án, nhưng phần mềm quản lý dự án cứng nhắc đã gây khó khăn ít nhiều. Các công nghệ gần đây và sự kỳ vọng cao từ các thế hệ người dùng mới đã khiến các nhà cung cấp cung cấp các tính năng cộng tác tốt hơn, ngay cả khi có sẵn hoặc thông qua tích hợp với phần mềm khác. Nhiều nhà cung cấp đang cung cấp các giải pháp cộng tác riêng biệt (API) như một phần của dịch vụ của họ trong khi những nhà cung cấp khác chỉ tập trung vào sản phẩm chuyên biệt của họ.

Chức năng mở rộng - Chức năng mở rộng đề cập đến xu hướng bổ sung nhiều tính năng hơn như quản lý khách hàng, thanh toán hoặc kế toán, bên cạnh việc cung cấp tính năng cốt lõi cho quản lý dự án. Ngày càng có nhiều nhà cung cấp sử dụng chiến lược này để tạo sự khác biệt với các đối thủ cạnh tranh.

Sản xuất - Một xu hướng khác liên quan đến phần mềm quản lý dự án là nhu cầu của các công ty sản xuất và phân phối phải đa dạng hóa hoạt động của họ để tăng doanh thu và cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Theo truyền thống, chỉ những nhà sản xuất máy móc hạng nặng hoặc thiết bị phức tạp mới cung cấp dịch vụ lắp đặt và bảo trì cho khách hàng để tránh những sai lầm tốn kém. Ngày nay, các nhà sản xuất SMB đang áp dụng các chiến lược tương tự nhưng không đủ khả năng đầu tư vào hệ thống ERP dựa trên dự án để quản lý các hoạt động mới của họ. Thay vào đó, các công ty này dựa vào phần mềm quản lý dự án hoặc dịch vụ sẵn có, thường tách biệt với hệ thống ERP của họ.

Quản lý dự án tinh gọn - Quản lý dự án tinh gọn dựa trên các nguyên tắc sản xuất tinh gọn do Toyota phát triển, nhằm tăng giá trị bằng cách giảm lãng phí. Sử dụng các khái niệm này, các nhà quản lý dự án có thể giảm thiểu lãng phí do nhiều yếu tố gây ra như khối lượng công việc quá tải, phân bổ không đồng đều và bất kỳ hoạt động nào không tạo thêm giá trị cho dự án.

Agile - Quản lý dự án linh hoạt là một phương pháp tập trung vào sự hợp tác giữa các nhóm chức năng chéo. Trái ngược với cách tiếp cận thác nước (waterfall) truyền thống, Agile dựa trên việc kiểm tra thường xuyên tiến độ của một dự án để có thể đề xuất các hành động khắc phục. Bằng cách này, các vấn đề hoặc thách thức có thể được giải quyết nhanh chóng trước khi chúng trở nên quan trọng và có thể gây nguy hiểm cho sự thành công của một dự án. Quản lý dự án linh hoạt (Agile) cũng cho phép cung cấp nhanh chóng các dự án chất lượng cao.

Công nghệ ảo hoá (Virtualization) - Quản lý dự án ảo dựa vào nhóm ảo để hoàn thành nhiệm vụ và giám sát hiệu quả của dự án. Nhóm ảo đề cập đến nhân viên làm việc từ xa trên nhiều địa điểm. Cách tiếp cận này có thể giảm chi phí dự án, nhưng nó cũng có thể mang lại những thách thức như thông tin sai lệch giữa người dùng từ các quốc gia và nền văn hóa khác nhau hoặc khó khăn trong việc sắp xếp lịch cho nhân viên ở các múi giờ khác nhau.

Quản lý công việc - Phần mềm quản lý công việc kết hợp chức năng quản lý dự án, quản lý quy trình làm việc và quy trình cộng tác để quản lý luồng dữ liệu và hoạt động kinh doanh. Sự khác biệt chính giữa phần mềm quản lý công việc và PSA là phần mềm trước đây không cung cấp các tính năng back-office nâng cao như kế toán. Vì các giải pháp quản lý công việc tập trung vào các doanh nghiệp dịch vụ, nên loại phần mềm này không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt cho các ngành khác như sản xuất hoặc hậu cần.

Công cụ - Hầu hết các tính năng quản lý dự án tồn tại dưới dạng các công cụ riêng biệt có thể được mua và sử dụng độc lập. Một số ví dụ bao gồm: quản lý tác vụ, theo dõi thời gian và quản lý tài nguyên. Bảng thời gian là một ví dụ khác về các công cụ quản lý dự án, chúng được sử dụng để theo dõi thời gian của nhân viên trong các nhiệm vụ khác nhau khi họ không trực tiếp tham gia vào việc quản lý dự án. Ví dụ: nhân viên cài đặt và bảo trì phần cứng không cần sử dụng phần mềm quản lý dự án và có thể khai thác tốt hơn từ việc sử dụng bảng thời gian.

Các vấn đề tiềm ẩn với phần mềm quản lý dự án

Tính năng - Không đủ hoặc quá nhiều tính năng có thể là một vấn đề thiết yếu đối với các công ty đang phát triển vượt trội hơn so với phần mềm hiện có hoặc các giải pháp quản lý dự án đã triển khai quá tiên tiến so với nhu cầu của họ. Cách tốt nhất để tránh vấn đề này là đánh giá các giải pháp quản lý dự án dựa trên nhu cầu hiện tại và tương lai.

Tích hợp - Thiếu tích hợp giữa phần mềm quản lý dự án và các giải pháp khác tạo ra các kho thông tin bị ngắt kết nối, có thể dẫn đến lỗi xử lý dữ liệu. Việc chấp nhận người dùng cũng có thể bị tác động tiêu cực khi nhân viên cần sử dụng nhiều hệ thống và nhập cùng một thông tin vào nhiều hệ thống.

Báo cáo - Báo cáo soạn trước và thiếu phân tích là một vấn đề quan trọng đối với các giải pháp quản lý dự án kế thừa. Phần mềm mới thường cung cấp phân tích linh hoạt hơn hoặc tích hợp với các công cụ kinh doanh thông minh. Một thách thức khác là phân tích linh hoạt hơn không nhất thiết phải đáp ứng các nhu cầu báo cáo nâng cao. Người mua nên đánh giá khả năng của nhà cung cấp để đưa ra kết hợp tối ưu giữa các tính năng phân tích và tính linh hoạt cho các nhu cầu cụ thể của họ.

Mang theo phần mềm của riêng bạn (BYOS) - Mang theo phần mềm của riêng bạn là một xu hướng tương tự như mang theo thiết bị của riêng bạn; nó đề cập đến thực tế là nhân viên có thể quyết định sử dụng các công cụ quản lý dự án không được chủ nhân của họ chấp thuận. Vì có hàng chục, nếu không phải hàng trăm công cụ như vậy có sẵn và nhiều công cụ được sử dụng miễn phí, nhân viên có thể bị cám dỗ để thử chúng cho nhóm hoặc bộ phận của họ. Xu hướng này có thể dẫn đến việc tạo ra các kho chứa thông tin khi các nhóm hoặc bộ phận khác nhau chọn sử dụng phần mềm quản lý dự án riêng biệt.

Phần mềm truyền thống (Legacy software) - Trong khi hầu hết các sản phẩm phần mềm quản lý dự án đều dựa trên nền tảng web (nghĩa là người dùng chỉ cần có trình duyệt internet để truy cập hệ thống), một số giải pháp cũ vẫn cần được công ty lưu trữ trên máy chủ của mình. Quản lý dự án tại chỗ (được gọi là phần mềm quản lý dự án tự lưu trữ) cần được cài đặt trên máy chủ và trên máy tính của mỗi nhân viên cần truy cập vào phần mềm. Thêm hoặc xóa người dùng có thể khó khăn. Ngoài ra, các công cụ quản lý dự án cũ không có giao diện dựa trên web sẽ không thân thiện với người dùng và không thể dễ dàng định cấu hình.

Phần mềm và dịch vụ liên quan đến phần mềm quản lý dự án

Hầu hết các phần mềm kinh doanh đều liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp với phần mềm quản lý dự án, một trong số đó là:

Phần mềm kế toán và phần mềm thanh toán - Phần mềm kế toán và thanh toán được sử dụng để quản lý hóa đơn của dự án và theo dõi chi phí của dự án. Phần mềm kế toán cũng có thể được sử dụng cho các dự án phức tạp liên quan đến các nhóm ở một số địa điểm có thể có các quy định tài chính, tiền tệ hoặc thuế khác nhau.

Phần mềm quản lý hợp đồng - Phần mềm quản lý hợp đồng xác định các điều khoản và thỏa thuận mức dịch vụ cho các dự án. Điều quan trọng là các nhà cung cấp dịch vụ phải xác định rõ ràng các hoạt động và cột mốc quan trọng và đảm bảo khách hàng của họ có quyền truy cập vào thông tin này. Hợp đồng cũng có thể được sử dụng cho các vấn đề pháp lý do giao hàng trễ và chất lượng dịch vụ kém, và đôi khi để thu các khoản thanh toán chưa thanh toán từ khách hàng.

Phần mềm dịch vụ khách hàng - Phần mềm dịch vụ khách hàng được sử dụng để duy trì mối quan hệ với khách hàng trong suốt hợp đồng và để đảm bảo rằng các điều khoản và điều kiện được áp dụng chính xác. Bộ phận dịch vụ khách hàng thường là đầu mối liên hệ chính giữa các công ty và khách hàng của họ; điều quan trọng là họ có thể phản ứng nhanh chóng và hiệu quả với bất kỳ yêu cầu nào của khách hàng. Họ cũng chịu trách nhiệm xác định các vấn đề có thể gây nguy hiểm cho mối quan hệ với khách hàng và báo cáo chúng cho các nhà quản lý dự án.

Phần mềm nhân sự - Phần mềm nhân sự và giải pháp tính lương rất cần thiết cho các công ty lớn với nhiều nhân viên. Các loại phần mềm này được sử dụng để xác định vai trò và trách nhiệm công việc, tiền lương và các hình thức thù lao khác và lịch trình làm việc. Vì lao động là phần quan trọng nhất trong tổng chi phí của bất kỳ công ty dịch vụ chuyên nghiệp nào, nên điều quan trọng là phải theo dõi nó đồng thời đảm bảo tuân thủ luật lao động và thỏa ước thương lượng tập thể.

Hệ thống ERP - Hệ thống ERP thường bao gồm một số tính năng được đề cập ở trên nhưng hiếm khi tất cả chúng. Khi các công ty sử dụng ERP làm hệ thống chính của họ và không đủ khả năng mua các giải pháp riêng biệt cho dịch vụ khách hàng hoặc quản lý hợp đồng, họ thích giải pháp quản lý dự án bao gồm các tính năng này. Họ cũng có thể chọn áp dụng các công cụ hoặc tiện ích bổ sung bổ sung cho các giải pháp quản lý dự án và ERP của họ.

Các dịch vụ liên quan:

Thuê ngoài - Thuê ngoài quản lý dự án được sử dụng bởi các công ty không muốn đầu tư vào công nghệ và chuyên môn cần thiết để quản lý dự án. Trong khi cách tiếp cận này chủ yếu được áp dụng cho các dự án một lần, một số công ty sử dụng nó một cách thường xuyên.

Cố vấn - Dịch vụ tư vấn dự án giúp các công ty xác định và thực hiện các chiến lược để cải thiện cách họ cung cấp các dự án hoặc nhóm dự án. Các cố vấn làm việc với giám đốc điều hành và quản lý dự án để xác định cách một công ty có thể tối ưu hóa việc cung cấp để thích ứng với những thay đổi của thị trường, mở rộng sang thị trường mới hoặc đa dạng hóa hoạt động của mình.

Tư vấn - Dịch vụ tư vấn để tối ưu hóa dự án là điều cần thiết cho các công ty dịch vụ chuyên nghiệp không có chuyên môn nội bộ cần thiết để xác định những gì có thể được cải thiện. Các nhà tư vấn có nhiều kinh nghiệm có thể nhanh chóng xác định các lĩnh vực cần cải tiến và đề xuất các thay đổi hoặc cách tiếp cận mới để quản lý dự án.