Tại sao nên sử dụng phần mềm hệ thống quản lý nguồn nhân lực?

Hệ thống quản lý nguồn nhân lực là một bộ giải pháp toàn diện bao gồm: phần mềm nhân sự cốt lõi, phần mềm tuyển dụng, phần mềm quản lý hiệu suất và phần mềm đào tạo của công ty .

Nhân sự cốt lõi - Core HR: Các giải pháp nhân sự cốt lõi cung cấp cho phòng nhân sự các tính năng quản trị cần thiết để quản lý nhân viên công ty. Các tính năng bao gồm: quản lý phúc lợi, quản lý thông tin về hồ sơ nhân viên, theo dõi thời gian làm việc, chấm công và tính tiền lương. Một số phần mềm nhân sự cốt lõi cung cấp cho nhân viên quyền truy cập vào dữ liệu cá nhân của họ dưới dạng phần mềm dịch vụ nhân sự.

Chiến lược nhân sự: Bộ quản lý nhân sự bao gồm các tính năng chiến lược giúp các công ty thuê, đào tạo và phát triển nhân viên của họ. Các giải pháp này tập trung vào tuyển dụng, quản lý hiệu suất, đào tạo và phát triển.

Bộ nhân sự tích hợp: Hệ thống quản lý nhân sự cung cấp cho các công ty phạm vi toàn diện về các nhiệm vụ quản lý nhân sự bao gồm quản trị, tuyển dụng, quản lý nhân tài và đào tạo.

Ai sử dụng phần mềm hệ thống quản lý nguồn nhân lực?

Phòng nhân sự, nhân viên và thành viên trong nhóm của tất cả các công ty với quy mô từ các doanh nghiệp nhỏ đến các công ty quy mô doanh nghiệp lớn sử dụng phần mềm hệ thống quản lý nhân sự để nắm bắt các thông tin, duy trì nhân sự cốt lõi và quản lý quy trình làm việc của nhân viên.

Một số doanh nghiệp nhỏ và công ty khởi nghiệp gặp khó khăn khi quản lý quy trình làm việc, thu hút và giữ chân nhân tài, theo dõi và tuân thủ các quy định mới. Hệ thống quản lý nguồn nhân lực là phần mềm giúp các doanh nghiệp nhỏ và bộ phận nhân sự quản lý các chức năng nhân sự chiến lược và cốt lõi của họ một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian và kinh phí.

Các loại phần mềm hệ thống quản lý nguồn nhân lực

Hệ thống quản lý nguồn nhân lực gồm các loại phần mềm: Quản lý nhân sự cốt lõi, tuyển dụng, đánh giá hiệu suất và đào tạo nhân viên.

Phần mềm quản lý nhân sự cốt lõi: Phần mềm nhân sự cốt lõi giúp các công ty và bộ phận nhân sự quản lý thông tin của nhân viên, chẳng hạn như: dữ liệu tiền lương và phúc lợi trong một hệ thống hồ sơ tập trung.

Phần mềm tuyển dụng: Phòng tuyển dụng, nhân viên tuyển dụng và quản lý tuyển dụng sử dụng phần mềm này để hợp lý hóa quy trình tuyển dụng từ việc mô tả công việc đến đào tạo nhập môn cho nhân viên mới. Phần mềm tuyển dụng đăng và phân phối tin; lưu trữ và quản lý thông tin ứng viên; thu hút và theo dõi ứng viên trong suốt quá trình tuyển dụng.

Phần mềm quản lý hiệu suất: Phần mềm quản lý hiệu suất giúp tổ chức quản lý tiến độ, hiệu suất và sự phát triển của nhân viên liên quan đến các mục tiêu doanh nghiệp. Phần mềm quản lý hiệu suất được các bộ phận nhân sự triển khai phổ biến nhất để hỗ trợ nhân viên cấp quản lý trong các bộ phận khác nhau đánh giá nhân viên từng bộ phận.

Phần mềm hệ thống quản lý học tập của công ty (LMS): Giúp các công ty tổ chức, theo dõi và quản lý các chương trình đào tạo phát triển nhân lực. Phần mềm giúp chỉ định các khóa học cho nhân viên qua chức năng soạn thảo khóa học.

Phần mềm hệ thống tích hợp: Các công ty có thể lựa chọn giữa việc sử dụng một số nền tảng nhân sự riêng biệt hoặc sử dụng giải pháp quản lý nhân sự tích hợp toàn diện để quản lý lực lượng lao động của họ.

Tính năng phần mềm của hệ thống quản lý nguồn nhân lực

Các tính năng chính của phần mềm hệ thống quản lý nguồn nhân lực bao gồm:

• Các giải pháp nhân sự cốt lõi: quản lý thông tin, phúc lợi, thăng chức, tăng lương của tất cả nhân viên gồm nhân viên toàn thời gian, bán thời gian, hợp đồng và cộng tác viên.
• Tính năng quản lý hiệu suất: Đánh giá năng hiệu suất làm việc của nhân viên
• Tính năng đào tạo: Biên soạn khóa học, trải nghiệm học tập...
• Tính năng tuyển dụng: Tìm kiếm ứng viên, quản lý mô tả công việc và thu hút nhân tài.

Các tính năng bổ sung của hệ thống quản lý nguồn nhân lực gồm:

• Cổng thông tin nhân viên: Tính năng này cho phép nhân viên quản lý thông tin cá nhân của họ.
• Quản trị phúc lợi: Đây là một tính năng bổ sung giúp tổ chức lập kế hoạch, điều hành và quản lý phúc lợi cho nhân viên. Tính năng bổ sung này giúp các doanh nghiệp kịp thời giữ chân nhân tài.
• Theo dõi thời gian: Tính năng theo dõi thời gian cho phép người lao động theo dõi thời gian dành cho các dự án, nhiệm vụ và các công việc được giao khác. Phần mềm này được sử dụng bởi nhân viên và người sử dụng lao động.
• Quản lý tài sản: Một số phần mềm quản lý nhân sự cốt lõi thường đi kèm tính năng quản lý tài sản. Tính năng này giúp quản lý lưu giữ tất cả hồ sơ tài sản (loại tài sản, số seri, ngày cấp) được giao cho nhân viên như: điện thoại di động, máy tính xách tay, màn hình…
• Báo cáo và phân tích: Tính năng phân tích và báo cáo về nhân sự.

Các xu hướng liên quan đến phần mềm hệ thống quản lý nguồn nhân lực

Trí tuệ nhân tạo (AI): Các nhà cung cấp phần mềm HRMs đang ngày càng tích hợp các công cụ AI tập trung vào việc tuyển dụng và giới thiệu nhân viên mới. Công nghệ AI còn được tích hợp trong phần mềm đào tạo và học tập giúp nhân viên xác định tài nguyên học cần bổ sung.

Xu hướng nhân sự bán thời gian hoặc tạm thời: Các bộ phận và nhà quản lý nhân sự ngày càng dựa vào phần mềm HRMs để giúp họ quản lý người lao động tự do và nhân viên tạm thời khi các quy định, lịch trình, hợp đồng và tính thuế ngày càng trở nên phức tạp.

Nhân viên làm việc từ xa: Ngày càng có nhiều nhân viên làm việc tại nhà hoặc từ xa. Các bộ phận nhân sự đang sử dụng phần mềm HRMs để tuyển dụng, tham gia, đào tạo, cộng tác và thu hút lực lượng lao động đang phát triển này.

Quy định về nhân sự: Các tổ chức và bộ phận nhân sự phải luôn cập nhật các luật thay đổi về nhân sự để tránh kiện tụng hoặc bị phạt. Có thể kể đến như quy định về bảo mật dữ liệu nhân sự.

Phần mềm và dịch vụ liên quan đến hệ thống quản lý nguồn nhân lực

Một số phần mềm liên quan đến hệ thống quản lý nguồn nhân lực dưới đây phần lớn liên quan đến giải pháp tuyển dụng của các công ty để tìm được nhân tài tốt nhất:

Phần mềm giới thiệu nhân viên: Giúp các nhân viên nhân sự, chuyên gia tuyển dụng và quản lý tuyển dụng giám sát các chương trình giới thiệu nhân viên (ERP).

Phần mềm quản lý mối quan hệ ứng viên: Giúp xây dựng và duy trì mối quan hệ với một nhóm ứng viên lớn từ đó hợp lý hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng.

Phần mềm lập lịch phỏng vấn: Nhân sự và nhà tuyển dụng sử dụng phần mềm lập lịch phỏng vấn để xem lịch phỏng vấn sắp tới trong thời gian thực.

Phần mềm tự động hóa tuyển dụng: Nhân sự, quản lý tuyển dụng và nhà tuyển dụng sử dụng phần mềm tự động hóa tuyển dụng để tự động hóa quy trình tìm nguồn ứng viên đủ tiêu chuẩn. Các công cụ này sử dụng AI để xác định ứng viên, xác minh địa chỉ email và hồ sơ đồng thời xuất hồ sơ ứng viên đầy đủ sang tệp hoặc ứng dụng phần mềm thích hợp.

Phần mềm phỏng vấn video: Nhân viên nhân sự, quản lý tuyển dụng và nhà tuyển dụng có thể sử dụng phần mềm phỏng vấn video qua video trực tiếp.

Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS): Giúp hợp lý hóa quy trình tuyển dụng. Những giải pháp này giảm thời gian cần thiết để đọc hồ sơ và sàng lọc các ứng viên tiềm năng bằng cách thu thập, phân loại và sắp xếp hồ sơ ứng viên.