Những điều bạn nên biết về phần mềm quản lý quy trình kinh doanh

Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) là thực hiện sắp xếp và cải tiến các hoạt động trong doanh nghiệp để cải thiện hiệu quả trong kinh doanh của doanh nghiệp. Thông thường, các hoạt động kinh doanh này đòi hỏi sự hợp tác, kết hợp giữa các team, các bộ phận khác nhau để đảm bảo công việc được thực thi dù có sử dụng phần mềm hay không. Có nhiều sản phẩm phần mềm BPM có thể giúp các công ty đạt được mục tiêu cuối cùng là tự động hóa quy trình làm việc, giúp các team và các phòng ban vận hành một cách liền mạch. Các công cụ BPM thường cung cấp chức năng mô hình hóa, thực thi và phân tích quy trình để giúp các nhà quản lý doanh nghiệp đảm bảo rằng các quy trình họ cần thực hiện đang hoạt động hiệu quả.

Tại sao nên Sử dụng Phần mềm Quản lý Quy trình Kinh doanh?

Các công ty mua phần mềm BPM vì họ cần giải pháp để giúp thực hiện hoạt động thường ngày một cách hợp lý và hiệu quả hơn. Phần mềm BPM cho phép người dùng dễ dàng xây dựng các quy trình làm việc của riêng mình, đánh giá các bước cần thiết để thực hiện mục tiêu và tích hợp tất cả các giải pháp khác nhau liên quan đến quy trình. Các hành động cần được thực hiện thường tốn nhiều thời gian và phức tạp, vì vậy việc tìm ra cách tự động hóa các quy trình kinh doanh này sẽ giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp. Ngoài ra, các giải pháp BPM có thể cung cấp thông tin chi tiết về hiệu quả của các quy trình trong doanh nghiệp. Các công cụ BPM có thể giúp xác định các các bước quy trình không cần thiết và đặc biệt là giúp nhân viên có trách nhiệm trong các hoạt của họ trong quy trình.

Tăng hiệu quả - Sử dụng các giải pháp BPM đảm bảo rằng các nhiệm vụ được thực hiện theo cách hiệu quả nhất có thể. Các quy trình được thiết lập một cách tối ưu để doanh nghiệp không lãng phí nguồn lực và nhân viên không lãng phí thời gian. Các bước sẽ không bị bỏ qua, không bị lãng quên và các bước sẽ được thực hiện một cách liền mạch do đó, tất cả các nhiệm vụ sẽ được thực hiện một cách trôi chảy, tối đa hoá hiệu quả.

Nâng cao năng suất - Nếu các công ty đang tận dụng đúng cách các công cụ BPM, điều đó có nghĩa là họ đang tiết kiệm thời gian cho nhân viên của mình thông qua tự động hóa. Bằng cách sắp xếp hợp lý và tự động hóa các công việc lặp lại tẻ nhạt, nhân viên sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng của doanh nghiệp thay vì làm những việc tốn thời gian như trước đây.

Ai Sử dụng Phần mềm Quản lý Quy trình Kinh doanh?

Hiện nay, các công cụ BPM thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp có quy mô tầm trung hoặc quy mô lớn. Các công ty này có nhiều phòng ban và các hoạt động kinh doanh của họ cần được hệ thống, quản lý và tự động hoá để trở nên hiệu quả thì phần mềm BPM là một giải pháp để xử lí bài toàn này. Các doanh nghiệp nhỏ hơn thì phòng ban không quá phức tạp và đã phần là các quy trình đơn thì nên sử dụng phần mềm quản lý Workflow hơn là phần mềm quản lý quy trình kinh doanh.

Trong các công ty, các công cụ BPM thường được sử dụng bởi nhân viên vận hành và quản trị viên CNTT nhưng có thể mở rộng đến bất kỳ bộ phận nào cần tự động hóa các quy trình kinh doanh. Một số công ty có thể có bộ phận phân tích kinh doanh chuyên trách hoặc giám đốc quy trình, những người này đảm bảo rằng các quy trình nội bộ được sắp xếp hợp lý nhất có thể.

Các cách sử dụng phần mềm quản lý quy trình kinh doanh

Có các cách sử dụng phần mềm BPM khác nhau, nhưng mỗi cách khi áp dụng thì mục tiếp là giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc. Các công cụ BPM có thể được doanh nghiệp áp dụng chính trong việc xử lí các tài liệu và hợp đồng ví dụ như khi một hợp đồng được khởi tạo thì nó sẽ tự động gửi cho người có quyền để phê duyệt sau đó có thể là hoạt động để thực thi hoặc lưu trữ hợp đồng.

Một số doanh nghiệp có thể triển khai các giải pháp BPM để tạo ra sự liên mạch của các bộ phận để thực hiện các quy trình. Những sản phẩm này sẽ liên tục cảnh báo nhân viên về những hành động mà họ cần tiến hành để quá trình được hoàn thành. Ngoài ra, còn có rất nhiều các cách hoặc quy trình khác có thể áp dụng khi sử dụng phần mềm BPM cho doanh nghiệp của bạn.

Các xu hướng liên quan đến phần mềm quản lý quy trình kinh doanh

Chuyển đổi số đang phát triển mạnh mẽ trong các danh mục phần mềm và BPM không phải là ngoại lệ. Trí tuệ nhân tạo và phân tích dự đoán là hai trong số những xu hướng mạnh mẽ được phát triển trong các phần mềm BPM ngày nay.

Bằng cách triển khai chức năng machine learning vào các công cụ BPM, các giải pháp này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp có thể thích ứng nhanh và dễ dàng tiên đoán các khả năng xảy ra hơn. Nếu một giải pháp BPM có thể tìm hiểu những gì đang hoạt động và những gì không, và thực hiện các thay đổi một cách tự động có lợi cho doanh nghiệp, thì nó sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc cho công ty. Tuy nhiên thực tế thì các phần mềm BPM thông minh như vậy sẽ cần nhiều năm nữa mới thực sự có thể áp dụng được nhưng áp dụng machine learning vẫn sẽ hưu ích với doanh nghiệp 1 phần nào đó trong việc vận hành phần mềm BPM.

Phân tích và báo cáo là một xu hướng được tích hợp nhiều các các công cụ BPM. Có thể theo dõi và xem dữ liệu đi vào mỗi quá trình là rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Nó cung cấp cho người dùng doanh nghiệp sự hiểu biết chính xác mức độ hiệu quả của từng quy trình kinh doanh và cho phép các team điều chỉnh cho phù hợp.

Các vấn đề tiềm ẩn với phần mềm quản lý quy trình kinh doanh

Vấn đề lớn nhất với phần mềm BPM là thật khó để đo lường chính xác mức năng suất và hiệu quả đạt được từ các công cụ BPM, điều này có thể khiến việc áp dụng trong nội bộ trở thành một cuộc "cách mạng".

Tích hợp là một vấn đề khác, đặc biệt là với tần suất thêm các giải pháp phần mềm mới một cách nhanh chóng của các công ty. Tuy nhiên, với việc các sản phẩm SaaS trở thành xu hướng thì việc tích hợp các sản phẩm phần mềm khác nhau giữa các phòng ban đang trở nên dễ dàng hơn. Nếu một doanh nghiệp đang sử dụng các giải pháp cũ, Onpremise hoặc cài đặt trên máy tính, thì việc làm cho các quy trình lý thuyết hoạt động liền mạch trong thực tế có thể là một thách thức và tốn kém với doanh nghiệp.