Những điều bạn nên biết về phần mềm theo dõi cuộc gọi đến

Phần mềm theo dõi cuộc gọi đến có thể được sử dụng để giải quyết nhiều vấn đề kinh doanh khác nhau mà nhóm tiếp thị và chuyên gia bán hàng thường xuyên gặp phải.

Phần mềm theo dõi cuộc gọi đến phân bổ các cuộc gọi đến với các nguồn của chúng, cho phép các doanh nghiệp theo dõi các nguồn đang tạo ra nhiều cuộc gọi nhất. Điều này rất hữu ích cho các nhóm tiếp thị, vì các hệ thống này cung cấp thông tin chi tiết hơn về sự thành công (hoặc thiếu thành công) của các quảng cáo và chiến dịch cụ thể. Phần mềm theo dõi cuộc gọi đến thường có thể cung cấp chức năng định tuyến cuộc gọi và hệ thống phản hồi bằng giọng nói tương tác (IVR), giúp xác định các khách hàng tiềm năng và cung cấp báo cáo chi tiết cho người quản lý.

Các lợi ích chính của phần mềm theo dõi cuộc gọi đến

• Theo dõi các nguồn dẫn điện thoại đến
• Báo cáo hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo ngoại tuyến, cũng như các chiến dịch trực tuyến dẫn đến chuyển đổi ngoại tuyến
• Phát triển bức tranh đầy đủ hơn về cách khách hàng khám phá thương hiệu của bạn và cách họ giao tiếp với công ty của bạn
• Tối ưu hóa chuyển đổi để xây dựng chiến lược tiếp thị mạnh mẽ hơn, hiệu quả hơn

Tại sao sử dụng phần mềm theo dõi cuộc gọi đến?

Có một số doanh nghiệp đặc trưng thì việc theo dõi cuộc gọi đến không cần thiết phải xem xét. Ví dụ: các cửa hàng bán lẻ do gia đình sở hữu có thể không có lượng cuộc gọi phù hợp để đảm bảo một giải pháp như vậy. Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp với số lượng cuộc gọi đến đáng kể, đặc biệt là những cuộc gọi liên quan đến nỗ lực tiếp thị, các giải pháp phần mềm này có thể giúp bạn hiểu sâu hơn về đối tượng của mình và dẫn đến những cải tiến trong toàn bộ tổ chức của bạn.

Trong các bài review tại eos.vn, người dùng đã phản hồi rằng việc theo dõi chính xác nguồn cuộc gọi, lập ngân sách cũng như báo cáo và dự báo là ba trong số những vấn đề kinh doanh quan trọng nhất được giải quyết bằng phần mềm theo dõi cuộc gọi đến.

Theo dõi chính xác nguồn cuộc gọi - Theo dõi chính xác nguồn cuộc gọi là rất quan trọng đối với nhiều quy trình tiếp thị và bán hàng. Chất lượng của khách hàng tiềm năng được xác định dựa trên thông tin được thu thập bởi phần mềm theo dõi cuộc gọi đến. Vì độ chính xác của chất lượng khách hàng tiềm năng phụ thuộc vào chất lượng của thông tin được lưu trữ, lợi ích của việc tận dụng phần mềm theo dõi cuộc gọi đến là rất rõ ràng.

Các reviewer liên tục báo cáo rằng phần mềm theo dõi cuộc gọi đến giúp trình bày chính xác nguồn gốc của cuộc gọi, giúp nhóm tiếp thị và bán hàng theo dõi khách hàng tiềm năng và chuyển đổi tốt hơn. Điều này cũng bao gồm các hệ thống định tuyến cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi và IVR tự động, tất cả đều giúp đánh giá khách hàng tiềm năng đủ điều kiện và xác định giá trị của họ.

Lập ngân sách - Xác định hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị và nỗ lực quảng cáo có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền và quy mô. Nhận biết về những gì đang hoạt động và không hoạt động có thể hỗ trợ rất nhiều cho nhóm quảng cáo và tiếp thị khi phân bổ chi tiêu quảng cáo nói riêng, cũng như ngân sách Marketing nói chung.

Người dùng thấy giá trị của việc theo dõi cuộc gọi đến từ góc độ ngân sách, bởi vì phần mềm có thể giúp hiển thị mức độ ảnh hưởng của chi phí tiếp thị đối với khách hàng tiềm năng. Với thông tin chi tiết về báo cáo được cung cấp bởi các công cụ này, các công ty có thể thấy bức tranh đầy đủ về cách các chiến dịch ngoại tuyến và trực tuyến dẫn ảnh hưởng đến chuyển đổi về bán hàng.

Báo cáo và dự báo - Nhiều công cụ theo dõi cuộc gọi đến cung cấp tính năng chèn số động (DNI) như một cách giúp theo dõi chi tiết và chính xác hơn. Quá trình này liên quan đến việc tự động chèn số chiến dịch được chỉ định vào, ví dụ: một quảng cáo trực tuyến đang hoạt động hoặc bất kỳ nơi nào trên trang web có số điện thoại xuất hiện. Điều này cho phép các công ty xem ai đã truy cập trang web của họ và vào thời điểm nào.

Reviewers chỉ ra rằng các tính năng như DNI rất hữu ích cho việc báo cáo về nguồn khách hàng tiềm năng và dự báo hiệu quả của các chiến dịch trong tương lai. Điều này giúp các nhà tiếp thị và đại diện bán hàng nắm bắt được các triển vọng có giá trị cao, điều này cuối cùng có thể dẫn đến mức độ tương tác và số lượng bán hàng cao hơn.

Lợi ích khác Phần mềm theo dõi cuộc gọi đến phân bổ các cuộc gọi đến với các nguồn của chúng, cho phép các doanh nghiệp theo dõi các nguồn này. Điều này giúp các nhóm tiếp thị cung cấp thông tin chi tiết hơn về các quảng cáo và chiến dịch cụ thể thành công. Đổi lại, điều này giúp lập ngân sách chi tiêu cho quảng cáo, tăng nhận thức về thương hiệu và khách hàng tiềm năng đủ điều kiện.

Một số lợi ích khác của phần mềm theo dõi cuộc gọi đến bao gồm:

• Xây dựng chiến lược tiếp thị hiệu quả hơn
• Giúp cải thiện ROI và giảm chi phí mỗi khách hàng tiềm năng (CPL)
• Lưu trữ khách hàng tiềm năng trong phần mềm CRM để dễ dàng truy cập
• Đảm bảo độ chính xác và tăng cường sự tương tác

Ai sử dụng phần mềm theo dõi cuộc gọi đến?

Các nhà cung cấp giải pháp theo dõi cuộc gọi thường chuyên về các nhu cầu viễn thông khác nhau và phát triển các tính năng khác mà người dùng thấy cần thiết. Các tính năng này bao gồm định tuyến cuộc gọi, nhóm trả lời cuộc gọi, phản hồi bằng giọng nói tương tác (IVR), trình quay số tự động và ghi âm cuộc gọi.

Các nỗ lực bán hàng và tiếp thị có thể được hỗ trợ rất nhiều bởi các tính năng như vậy. Sau khi chiến dịch (chẳng hạn như chiến dịch tiếp thị trong nước) hoạt động, nền tảng theo dõi có thể giúp phân tích kết quả cuộc gọi điện thoại của khách hàng, cung cấp dữ liệu theo dõi chi tiết và theo dõi vòng đời chiến dịch để xác định tỷ lệ chuyển đổi cuối cùng và hiệu quả của các kênh tiếp thị khác nhau. Những phân tích này có thể giúp ích rất nhiều trong việc tinh chỉnh chiến lược tiếp thị tổng thể của công ty bạn và giúp bạn chuyển thông tin khách hàng tiềm năng đến các thành viên trong nhóm bán hàng, những người sau đó có thể nuôi dưỡng các mối quan hệ này và tăng doanh thu.

Các trung tâm liên hệ và đại lý dịch vụ khách hàng cũng có thể tận dụng các nền tảng này để bổ sung cho phần mềm cơ sở hạ tầng về trung tâm liên hệ của họ và mở rộng khả năng của trung tâm cuộc gọi đến của công ty. Ngoài việc cải thiện dữ liệu cuộc gọi và hợp lý hóa quy trình công việc, người dùng có thể duy trì liên lạc với nhóm bán hàng hoặc tiếp thị về cơ hội của khách hàng.

Tính năng phần mềm theo dõi cuộc gọi đến

Các nhà cung cấp giải pháp theo dõi cuộc gọi chuyên về các nhu cầu viễn thông khác nhau và họ có thể phát triển các tính năng mà người dùng thấy cần thiết.

Chúng bao gồm định tuyến cuộc gọi đến, nhóm trả lời cuộc gọi, phản hồi bằng giọng nói tương tác (IVR), trình quay số tự động và ghi âm cuộc gọi. Tuy nhiên, hay cân nhắc xem hệ thống tương tác qua điện thoại tự động có thể mang lại lợi ích như thế nào cho công ty của bạn, sau đó xác định nhà cung cấp nào cung cấp các tính năng bạn cần. Sau khi xác định được những lợi ích và những điều cần phải có, bạn có thể tìm hiểu xem giải pháp theo dõi cuộc gọi đến có đáng để đầu tư hay không. Cách tốt nhất để hiểu toàn bộ khả năng của một nền tảng riêng lẻ là truy cập trang web của nhà cung cấp và liên hệ cho họ để được tư vấn.

Dưới đây là một vài tính năng chính mà bạn có thể gặp và cách chúng có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.

Analytics - Báo cáo thời gian thực do các ứng dụng này cung cấp biến các cuộc trò chuyện điện thoại hàng ngày thành nguồn thông tin có thể mang lại lợi ích cho các nỗ lực tiếp thị của bạn. Nếu khách hàng tiềm năng gọi cho doanh nghiệp của bạn để phản hồi lại một trong các quảng cáo hoặc lời kêu gọi hành động (CTA) của bạn, các nền tảng này sẽ cho bạn biết nhiều điều hơn là số điện thoại của khách hàng. Ví dụ: bạn có thể khám phá liệu khách hàng tiềm năng đã xem quảng cáo của bạn trên mạng xã hội hay trên một nguồn nào khác. Bạn có thể thu thập dữ liệu vị trí, nguồn giới thiệu và theo thời gian, thông tin chi tiết về hiệu quả của chiến lược tiếp thị, cũng như các cuộc gọi điện thoại của bạn từ nhiều góc độ khác nhau. Mỗi công cụ trong danh mục cung cấp một tập hợp tính năng khác nhau và có thể nhấn mạnh vào một số phân tích nhất định hơn những công cụ khác.

Chèn số động (DNI) - Nhiều nhà cung cấp theo dõi cuộc gọi cung cấp DNI như một cách để giúp theo dõi chi tiết và chính xác hơn. DNI cho phép các công ty nắm bắt nguồn khách truy cập ngay cả sau khi họ đã truy cập trang web của bạn để nghiên cứu công ty của bạn. Đối với mức độ chính xác này, hãy thảo luận với các nhà cung cấp xem họ có cung cấp DNI hay không và công ty của bạn sẽ cần triển khai nó như thế nào.

Gói đại lý - Nhiều đại lý tiếp thị cấp phép phần mềm theo dõi cuộc gọi cho khách hàng của họ, vì vậy các nhà cung cấp theo dõi cuộc gọi thường cung cấp gói đại lý với tỷ lệ đăng ký nhóm và cổng thông tin khách hàng tập trung. Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm thay mặt cho một đại lý, hãy chú ý đến các giao dịch này. Nếu bạn là nhà tiếp thị nội bộ, hãy cảnh giác rằng một số nhà cung cấp nhắm mục tiêu đại lý hơn các doanh nghiệp khác với tư cách khách hàng tiềm năng, vì vậy, bạn có thể nhận được mức giá và dịch vụ tốt hơn từ nhà cung cấp có lịch sử với các nhóm tiếp thị nội bộ.

Tích hợp quảng cáo kỹ thuật số - Theo dõi cuộc gọi rất hữu ích để theo dõi tất cả các loại nguồn chuyển đổi khác nhau, từ quảng cáo ngoài trời đến tờ rơi, sự kiện và quảng cáo truyền hình. Tuy nhiên, cách theo dõi cuộc gọi phổ biến được sử dụng là xác định nguồn trực tuyến nào đang thúc đẩy chuyển đổi ngoại tuyến. Vì vậy, việc tích hợp tích cực với phần mềm quảng cáo kỹ thuật số giúp bạn dễ dàng chỉ định số DNI cho các chiến dịch và báo cáo trên tất cả các nguồn và tất cả các loại chuyển đổi. Điều này có nghĩa là theo dõi các chiến dịch khác nhau, cũng như theo dõi các từ khóa tìm kiếm cụ thể — khả năng thực hiện mỗi chiến dịch sẽ khác nhau giữa các sản phẩm.

Các tính năng bổ sung của phần mềm theo dõi cuộc gọi đến

Phản hồi bằng giọng nói tương tác (IVR) - Phản hồi bằng giọng nói tương tác (IVR) mang lại cho người gọi sự thuận tiện hơn trong việc chỉ đạo cuộc gọi của họ, với một menu tùy chọn có thể được kích hoạt bằng lệnh thoại ngoài mục nhập bàn phím số.

Nhấp để gọi - Liên lạc nhấp để gọi là các cuộc trò chuyện thoại được bắt đầu thông qua siêu kết nối hoặc biểu mẫu web. Điều này đặc biệt nổi bật trên các nỗ lực tìm kiếm di động và quảng cáo trên điện thoại di động. Các cuộc trò chuyện như vậy cần được theo dõi một cách hiệu quả Các công cụ theo dõi cuộc gọi đến có thể giúp hỗ trợ, nhận và phân tích các cuộc trò chuyện nhấp để gọi.